Wie eine Time Tracking Software Ihrem Unternehmen Geld sparen kann

Time Tracking, Tempo, Ressourcenmanagement

5 Minuten Lesezeit.

In vielen Unternehmen werden die Vorteile einer zeitgemäßen Software für die Zeiterfassung massiv unterschätzt. Zeiterfassung im richtigen Projekt- und Aufgabenkontext ist jedoch ein elementarer Baustein zur Kostenreduzierung und Steigerung der Produktivität. Hier erfahren Sie, wie Sie mit den Apps von Tempo for Jira des gleichnamigen isländischen Atlassian Top-Vendors bares Geld sparen können.

 

Vorteile detaillierter Arbeitszeiterfassung 

Natürlich können Sie nicht am Eingang Ihres Bürogebäudes sitzen und aufschreiben, wann die Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen. Und Stechuhren dürften auch etwas aus der Zeit gefallen sein. Eine moderne Software zur Zeiterfassung ermöglicht die flexible Erfassung von Arbeitszeiten und berücksichtigt somit neben der klassischen Normalarbeitszeit variable Arbeitszeitmodelle ebenso wie Working from Home bzw. Homeoffice.

 

Arbeitsaufwand protokollieren

Mit Tempo Timesheets können Benutzer ihre Arbeitsstunden in bestimmten Kategorien wie z. B. internen Kostenstellen und im Kontext von vorhandenen Jira-Projekten protokollieren. So kann also auch erfasst werden, welche der geleisteten Stunden gegenüber einem Kunden abrechnungsfähig sind.
Beim Projekt- und Teammanagement behalten Unternehmen genau im Blick, welche Zeiten für welche Aufgaben protokolliert werden. Also können Sie auch schnell erkennen, wenn Projekte aus dem Ruder laufen oder in welchen Bereichen Zeit für Aufgaben verschwendet wird, die wertvolle Unternehmensressourcen verbrauchen – ohne signifikanten ROI (Return on Investment).

 

Produktivität monitoren 

Mit Tempo Timesheets können Sie zuverlässige Reports zur Produktivität und Abrechnung generieren und erhalten so einen fundierten aktuellen Überblick. Das ermöglicht es Ihnen, anhand einer echten Datenbasis die verschiedenen Aufgabenbereiche zu schärfen und Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten. Wenn Sie etwa feststellen, dass bestimmte interne, ggf. sogar redundante Tätigkeiten einen großen Anteil der Zeit Ihrer Mitarbeiter auffressen, verfügen Sie über eine ideale, datenbasierte Herleitung, um interne Prozesse zu verbessern.

Tempo Timesheets – Arbeitszeit im Kontext protokollieren

Keine Zeit mehr verlieren: Mit Tempo Timesheets zuverlässige Daten für Reporting, Rechnungsstellung und Buchhaltung generieren

Projektaufwand richtig einschätzen

Mit der richtigen Software wird die Arbeitszeit während der gesamten Dauer eines Projekts erfasst: Von allen Beteiligten – vom ersten Kickoff-Meeting bis zur Fertigstellung. Das macht die Aufwände und die Dauer von Tätigkeiten während eines Projekts vom Start bis zur Fertigstellung transparenter. Bei jeder einzelnen Aufgabe kann im richtigen Kontext und auf Basis der Jira-Tickets der Zeitaufwand auch vorab eingeschätzt werden.

Die Vorteile sind offenkundig: Wenn Sie die Aufwände und die Dauer eines Projektes besser einschätzen können, dann wird es möglich, die Ressourcenplanung danach auszurichten. Auch verfügen Unternehmen so über zuverlässige Daten für ein erweitertes Reporting auf Ebene eines Portfoliomanagements und Multiprojektmanagements. Bei Bedarf können Firmen die Daten natürlich auch für Rechnungsstellung und Buchhaltung nutzen. 

Über- und Unterbesetzung, also der sinnvolle Einsatz der Mitarbeiter, ist immer ein wichtiges Thema. Der geschätzte Zeitaufwand eines Projekts ist daher ein relevanter Faktor. Die über eine Zeiterfassungs-Software bereitgestellten Daten erleichtern die genaue Voraussage, wie viele Ressourcen erforderlich sind, um ein Projekt kosteneffektiv durchzuführen.

 

Zeitpläne koordinieren und Ressourcen managen

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig zu wissen, welche Projekte wertvolle Unternehmensressourcen nutzen. Wenn Sie die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter gemäß den Prioritäten genau zuordnen können, sparen Sie Ihrem Unternehmen schon kurzfristig Geld. 

Es kann jedoch schwierig sein, genau zu bestimmen, wie viele Ressourcen ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Mithilfe einer Zeiterfassungs-Software können Sie einen standardisierten Zeitplan für den Tagesablauf erstellen, um den Workflow und die Produktion entsprechend zu organisieren. 
Wenn Sie zusätzliche Mitarbeiter für ein Projekt einplanen, das Geld und Zeit verbrennt, sollten Sie die Planung für die Zuordnung der Arbeitskräfte neu bewerten. Dafür brauchen Sie zwingend den Überblick, welche Mitarbeiter einsatzbereit bzw. nicht ausreichend ausgelastet sind. Überarbeitete Mitarbeiter sind in der Regel weniger produktiv und bei zunehmendem Workload und Überstunden kann ihre Arbeitsqualität leiden. Es gilt also, die Ressourcen sinnvoll zu verteilen.

Unternehmen, die keine ausgewogenen Zeitpläne und Ressourcenplanungen vornehmen, befinden sich mehr oder weniger im Blindflug. Oder Sie nutzen physische Old-school-Arbeitsmittel, wahlweise Excel-Tabellen – also Werkzeuge, die ständig manuell zu betreuen sind, nicht synchronisiert werden können und somit in der Handhabe zeitaufwändig und umständlich sind.

Eine praktikable und effektive Lösung für dieses Dilemma bietet der Tempo Planner. Mit diesem dynamischen und effektiven Tool können Sie sehen, wo die Bottlenecks sind, wer im Team mit Aufgaben überfrachtet ist, welche Skills bei den ausgelasteten Personen nicht mehr für andere Projekte verfügbar sind etc. 
So können Sie es vermeiden, einzelne Team-Mitglieder zu überlasten, und Ihren Mitarbeitern Aufgaben entsprechend deren Kapazitäten zuteilen.

Der Tempo Planner ist ein übersichtliches Planungs-Tool, das Ihnen die Kapazitätsplanung erleichtert und die Effizienz des gesamten Teams steigert. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel Ressourcen-Management mit Tempo Planner für Jira.

Tempo Planner für Jira – bessere Ressourcenplanung

Der Tempo Planner für Jira ist ein effektives Instrument zur Planung von Ressourcen und Kapazitäten. Mit dem Tool können Sie sich die Verfügbarkeit und Pläne Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit ansehen.

Durch geeignete Planungsmethoden können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sich die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter verlängert. So müssen Sie keine Urlaubstage ausbezahlen, da Ihre Mitarbeiter diese mit größerer Wahrscheinlichkeit nutzen werden, und das Budget für Ihre Projekte bleibt konsistent.


Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessern

Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter sind für den Aufbau einer Organisation von größter Bedeutung. Der Aufbau einer gesunden Unternehmenskultur hat daher hohe Priorität. Neben einer sicheren Arbeitsumgebung, fairer Bezahlung, Respekt und dem Gefühl der Wertigkeit möchten Ihre Mitarbeiter auch erfahren, dass ihr Unternehmen eine Vision und ein Ziel hat – und einen Blick für das große Ganze. 

Mangelhaftes Management kann sich negativ auf die Arbeitsmoral und das Engagement Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirken.
Zeiterfassungs-Software ist eine Notwendigkeit, um den Workflow im Unternehmen zu managen – unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Software entwickelt oder Waren und Dienstleistungen liefert. Durch detailliertes Monitoring der Team-Arbeit und der Produktivität sowie proaktive Anpassung der Zeitpläne haben Sie die Möglichkeit, Kosteneffizienz und Arbeitsprozesse zu optimieren. Gut funktionierende Prozesse und effektive Team-Arbeit steigern unwillkürlich die Team-Moral. 

Mit Nutzung der Tempo Suite können Sie den Workflow Ihres Teams auf Kurs halten und schaffen die Grundlage für ein effizient und erfolgreich agierendes Unternehmen. So setzen Sie ein Zeichen, dass sich Ihr Unternehmen um die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter und Kunden kümmert. Damit steigt die Bereitschaft zu konzentrierter Arbeit und hochwertiger Leistung Ihrer Mitarbeiter.


Mehr zu den Vorteilen der Zeiterfassungs-Software lesen Sie im Tempo Time Tracking Guide.

Interesse geweckt?

Wenn Sie den Tempo Planner für Jira bei sich für Ihre Ressourcenplanung einsetzen möchten, beraten wir Sie gern zu den Features und Benefits. 

Sprechen Sie uns einfach an!
Sie erreichen uns per Telefon unter 0800 1 230 230 oder per E-Mail unter atlassian [at] demicon.de.

Unsere Schulungen

Die demicon GmbH ist offizieller Tempo Platinum Partner und Atlassian Platinum Solution Partner. Neben Schulungen zu Jira bieten wir auch Trainings und Workshops zu den Apps Tempo Timesheets, Tempo Planner und Tempo Budgets für Jira an.

Hier geht es zu unseren >> Schulungsangeboten.

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