Content-Check in Confluence mit Content Lifecycle Management

Confluence, Data Archiving, Content Management, CLM

Mit einem Content Lifecycle Management (CLM) halten Sie Ihre Inhalte in Confluence auf dem neuesten Stand. Mit dem Archiving-Plugin von Midori für Atlassian Confluence können Sie Aktualität, Relevanz und Qualität Ihres Contents kontrollieren und veraltete Inhalte archivieren.

 

Archivierung leichtgemacht: Befreien Sie Ihr Confluence von veralteten Inhalten

Die Einführung einer neuen CLM-Plattform (Enterprise Content Management) ist für Ihr Unternehmen ein Grund zu feiern. Denn nun  gibt es einen gemeinsamen Ort, an dem alle Mitarbeiter gemeinsam arbeiten können bzw. Informationen erstellen, speichern und abrufen können, die sie zur Ausführung ihrer täglichen Aufgaben benötigen.

Aber was passiert mit all diesen Inhalten im Laufe der Zeit?

  • Werden die Ersteller der Informationen diese Inhalte regelmäßig überprüfen, aktualisieren und ggf. entfernen?

  • Was passiert mit Inhalten von Kollegen, die das Unternehmen verlassen?

  • Ist das ECM mit den Vorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit vollständig konform?

Unternehmen genießen die Vorteile eines ECM wie Atlassian Confluence, z. B. reibungslose Content-Kreation, gemeinsame Nutzung und Kollaboration. Doch wird Confluence nicht regelmäßig kontrolliert, herrschen bald chaotische Zustände.

Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Inhalte mit Content Lifecycle Management (CLM) auf dem neuesten Stand halten können.

 

Was ist Content Lifecycle Management?

Der Begriff "Content Lifecycle" bezieht sich auf die Phasen – in chronologischer Reihenfolge –, die ein jeder Content während seiner Existenz durchlaufen kann. Content Lifecycle Management ist ein Prozess zur Definition benutzerdefinierter Regeln und Aktionen, die für einen Content-Eintrag vorzunehmen sind, wenn die jeweiligen Phasen eintreten.

 

Wie startet man mit dem Content Lifecycle Management?

Um mit der Erstellung Ihrer CLM-Regeln zu beginnen, legen Sie fest, welche Art von Content in Confluence verwaltet werden soll und welche Phasen des Lebenszyklus dieser durchlaufen könnten.
Nach Definition der Inhaltstypen skizzieren Sie einige wichtige CLM-Regeln und formulieren diese in Sätzen, die dem folgende Schema entsprechen:

When <TYPE OF CONTENT> becomes <CONDITION>, it should be <ACTION>.

ODER

<TEAM MEMBER> should be notified when <TYPE OF CONTENT> becomes <CONDITION>, so it <REASON>.


Ein Beispiel: "Ein HR-Teammitglied sollte benachrichtigt werden, wenn eine Seite mit Beschreibung der Unternehmensvorteile sechs Monate alt wird, damit geprüft werden kann, ob die Inhalte noch relevant sind."

Das Erstellen von CLM-Regeln ist ziemlich einfach und macht sogar Spaß! Dabei sollten Sie gleich zu Beginn starten, wenn Confluence aufgesetzt wird oder in den ersten Jahren der Nutzung. Wenn Sie mit der Entscheidung, welche Inhalte/Seiten noch relevant sind und wer zuständig ist, zu lange warten, werden Sie eher mit Brandbekämpfung beschäftigt sein, während die Frustration bei den Nutzern lichterloh brennt.

Zwei weitere Beispiele: Archivieren statt löschen

Durch Archivierung veralteten Contents, z. B. abgeschlossener Anforderungen oder Protokolldokumentationen zu vorherigen Projekten, können Sie den Seitenbaum schlank halten. So sind die Confluence-Inhalte mit wenigen Klicks zugänglich. Auf die im Archiv verlinkten Seiten kann weiterhin zugegriffen werden.


Bei wiederkehrenden Events ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf die aktuellen Informationen zugreifen können und nicht aus Versehen alte Dokumente einsehen. In dem Moment, wenn ein neues Event angekündigt wird, können die Dateien zur letzten Veranstaltung automatisch archiviert werden.

Wann sollte ein CLM in Confluence eingeführt werden?

Der beste Zeitpunkt, CLM-Regeln zu erstellen und in Ihrem Team einzuführen, ist tatsächlich zu einem frühen Zeitpunkt, wenn es noch nicht viele Inhalte in Confluence gibt. Dies spart enorm Zeit und Aufwand zu einem späteren Zeitpunkt, wenn das Volumen Ihres Contents unüberschaubar wird und „zurechtgestutzt" werden muss. Es sollte das Ziel sein, den CLM-Mechanismus Ihres Systems immer im Gleichgewicht zu halten.

LinkedIn hat z. B.die Einführung eines CLM lange hinausgezögert. Das Confluence von LinkedIn wurde von über 16.000 Mitarbeitern genutzt und man hat 10 Jahre gewartet, bis man mit der Content-Pflege begann.
"Bei LinkedIn hatten wir einen Engineering-Wiki-Bereich mit 70.000 Seiten. 32.000 davon mussten archiviert werden."
 

Fazit

Also, keine Panik: Definieren Sie die CLM-Regeln, die zu Ihrem Unternehmen passen – Ihr Team wird es Ihnen danken!
Wenn User sich darüber beschweren, dass Confluence wegen all der irrelevanten und veralteten Seiten schwer bedient werden kann und es kaum möglich ist, etwas zu finden, ist es zu spät, um ein CLM-System problemlos einzuführen. Die Einrichtung von CLM wird nicht so einfach und risikofrei sein, wie sie es zu Beginn gewesen wäre.

Lernen Sie am Beispiel von LinkedIn und führen Sie CLM jetzt ein, damit Confluence nicht zu einer Müllhalde für alten Content wird. Probieren Sie außerdem Better Content Archiving for Confluence aus, die CLM-App für Confluence Server und Data Center.

 
Autor des englischsprachigen Originaltextes: Levente Szabo, Midori

Die Vorteile eines CLM für Confluence

Ein Content Lifecycle Management ermöglicht Content Managern das Monitoring der Inhalte auf der firmeneigenen Confluence-Plattform. Auf einfache Weise können so aktueller und veralteter Content identifiziert sowie obsolete Inhalte archiviert werden. Die Prüfung der Inhalte kann automatisch terminiert und an die zuständigen Bearbeiter adressiert werden.

  • Übersichtlichkeit: Kontrolle über die Seitenanzahl für eine überschaubare Struktur
     
  • Qualität: Regelmäßige Prüfung der Inhalte auf Relevanz für eine zeitgemäße und sinnvolle Selektion
     
  • Aktualität: Archivierung veralteter Inhalte für eine übersichtliche Oberfläche mit unmittelbar wichtigen Informationen
     
  • Effizienz: Automatisierung von Notifications an die Bearbeiter nach vordefinierten Regeln für einen reibungslosen Workflow

Interesse an Content Lifecycle Management? 
Sprechen Sie uns jetzt an!

Die demicon GmbH ist Atlassian Platinum Solution Partner. Unsere erfahrenen Atlassian-Consultants beraten Sie gerne zu allen Fragen rund um Jira, Jira Service Desk und Confluence & Co.

Schreiben Sie uns jetzt eine E-Mail an atlassian [at] demicon.de oder rufen Sie uns an unter: 0800 1 230 230.

Share on: