Was können Sie tun, um Jira auch außerhalb Ihrer Organisation zu benutzen?

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7 Minuten Lesezeit.

Case Study: Jira ist eines der beliebtesten Werkzeuge für die Koordination und Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Manchmal muss diese Zusammenarbeit über die Grenzen der Organisation hinausgehen, sei es eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen. Für unsere Kunden mit dieser Anforderung empfehlen wir die App Exalate Jira Issue Sync, die wir bei einer Reihe von Projekten einsetzen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen zwei praktische Anwendungsfälle, wie Exalate für den automatischen Datenaustausch zwischen Jira-Servern eingesetzt werden kann.

Was ist Exalate Jira Issue Sync?

Die Grundfunktionalität von Jira kann durch Plug-Ins, auch Jira-Apps genannt, erweitert werden. Exalate ist eine dieser Apps, deren Zweck es ist, die bi-direktionale Synchronisation von Daten zwischen zwei Jira Servern zu ermöglichen, die vor Ort oder in der Cloud gehostet werden.

Die Synchronisation wird auf Projektebene konfiguriert und kann die Synchronisation von Standardfeldern, benutzerdefinierten Feldern, Anhängen, Kommentaren und Arbeitsprotokollen umfassen. Wenn sich der Inhalt eines Feldes ändert, wird die Synchronisierungsmechanismus automatisch ausgelöst, und die Daten werden innerhalb von Sekunden an den Remote-Server gesendet. Dies spart eine Menge Zeit, die für die manuelle Vorbereitung der Daten oder die Kommunikation via E-Mails aufgewendet werden müsste.

Erwähnenswert ist, dass jeder Inhaber einer Jira Server bis ins kleinste Detail definieren kann, welche Daten ausgetauscht werden sollen und welche nicht. Als Berater von Atlassian hat mir besonders gefallen, dass es "out of the box" funktioniert und dass dieses Tool sehr flexibel und leicht anzupassen ist.
 
Wann benötigen Sie Exalate Jira Issue Sync?

Die Anforderungen, welche die Installation von Exalate rechtfertigen, lassen sich in zwei Gruppen von Anwendungsfällen unterteilen. Lassen Sie mich diese anhand realer Anwendungsszenarien veranschaulichen.

1) Interne Zusammenarbeit über Jira-Projekte
 
Anwendungsfall

Großes FMCG-Unternehmen: Mitglieder eines internen Projekts nutzen ein spezielles Jira-Projekt, um ihre Projektabwicklung zu verwalten. Sie brauchen ein paar Arbeitspakete, die von der Applikationsabteilung geliefert werden müssen. Diese Abteilung verfolgt ihre Arbeit bereits anhand ihres eigenen Jira-Projekts. In diesem Projekt verwenden sie zweiwöchentlich  Scrum Boards, um Aufgaben zu erstellen, zu planen und zuzuweisen.

Das Problem

Der Applikationsmanager möchte keine Aufgaben verfolgen, die vom Business-Projektmanager in seinem Business-Projekt in Jira erstellt wurden. Der Grund dafür ist, dass er den Überblick über geplante und ausgelieferte Aufgaben für die aktuellen und geplanten Sprints verlieren würde. Außerdem weigern sich die Mitglieder des App Teams, ihre Arbeiten in anderen Jira-Projekten zu verfolgen.
Gleichzeitig möchte der Projektmanager aus dem internen Business-Projekt nicht die Aufgaben im Jira-Projekt verfolgen, die zu dem IT-Betrieb gehören, wo er keinen Zugang hat und die dortigen Aufgaben nicht in den Zeitplan in Jira integriert werden könnten. In dieser Situation müssten sie regelmäßige Statussitzungen mit den Mitgliedern des App Teams organisieren, um sich über den aktuellen Stand des Fortschritts zu informieren und auszutauschen. Außerdem wären sie gezwungen, E-Mails zu benutzen, um bestimmte Aufgaben zu besprechen.

Problemlösung

Nach der Installation und Konfiguration von Exalate werden alle im internen Business-Projekte erstellten und mit der Komponente "IT-Applikationen" verknüpften Aufgabentypen automatisch als User Stories im Projekt des IT-Betriebs synchronisiert. Wenn diese User Stories vom Applikationsmanager in Sprints geplant werden, werden die Enddaten dieser Sprints automatisch in das Feld Fälligkeitsdatum kopiert. Diese Informationen werden mit den Aufgaben im Geschäftsprojekt synchronisiert. Auf der Grundlage dieser Informationen kann der Projektmanager Abhängigkeiten mit anderen Aufgaben analysieren und den Zeitplan verwalten. Außerdem muss ein Projektteammitglied jedes Mal, wenn es eine Frage hat oder die Frage des IT-Betriebs beantworten muss, lediglich einen Kommentar in seine Jira-Aufgaben (Tasks oder User Stories) schreiben, und dieser wird automatisch genau im gewünschten Kontext auf das andere Jira-Projekt übertragen.

Ergebnis

Beide Teams können in ihren eigenen Jira-Projekten arbeiten und ihre spezifischen Geschäftsprozesse beibehalten, während sie zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Alle Daten, die für das jeweils andere Team benötigt werden, wie Status, Beschreibung und Fälligkeitsdatum werden automatisch aktualisiert.

2) Externe Zusammenarbeit über Jira-Applikationen

Anwendungsfall

Große Brauerei: Mitarbeiter, die Tickets im Jira Service Desk verwalten, erhalten täglich hunderte von IT-Serviceanfragen aus dem gesamten Unternehmen. Einige dieser Anfragen werden intern von den Teammitgliedern der IT-Abteilung bearbeitet. Andere Anfragen müssen an ein externes Dienstleistungsunternehmen geschickt werden, zu welchem einige IT-Dienstleistungen ausgelagert wurden. Die Mitarbeiter des externen Unternehmens sind befugt, sich im Bedarfsfall direkt mit dem Sender der Anfrage in Verbindung zu setzen und über die Anforderungen zu kommunizieren.

Das Problem

Alle Serviceanfragen des Brauereiunternehmens, welche durch den Dienstleister gelöst werden müssen, werden derzeit per E-Mail dorthin geschickt. Dies verursacht Kommunikationsengpässe und Ausfälle. Wenn zum Beispiel einige wichtige Details in der Serviceanfrage fehlen, müssen die Mitarbeiter des Außendienstes zurückschreiben und danach fragen. Diese E-Mails werden entweder von den Mitarbeitern des Service Desks oder direkt von den Absendern der Anfrage beantwortet. Für das externe Unternehmen ist es sehr schwierig, das erforderliche Service Level Agreement einzuhalten. Sender von Anfragen, Mitarbeiter des Service Desks und das externe Unternehmen sind aufgrund dieses Kommunikationschaos alle unzufrieden. Für die Mitarbeiter des Außendienstes ist es noch frustrierender, E-Mails zu verwenden, weil sie intern Jira Cloud nutzen.

Problemlösung

Als beide Unternehmen Exalate in ihren Jira-Instanzen installierten, brauchten sie sich nur darauf zu einigen, welche Daten synchronisiert werden sollten. Es stellte sich heraus, dass das externe Unternehmen einige zusätzliche, benutzerdefinierte Felder hatte, in denen sie ihre internen KPIs nachverfolgten, und sie wollten vermeiden, dass diese synchronisiert werden. Andererseits wollte der Sicherheitsbeauftragte des Brauereiunternehmens nicht zustimmen, ihre Firewall für das Internet zu öffnen. Beide Anforderungen konnte Exalate ohne weiteres out-of-the-box erfüllen.
Beide Unternehmen vereinbarten, welche Daten wann ausgetauscht werden sollten. Auf Seiten der Brauerei wurde die Synchronisation jedes Mal ausgelöst, wenn eine Serviceanfrage markiert wurde, die durch den Dienstleister gelöst werden sollte. Auf diese Weise hatten die Antragsteller stets den aktuellen Status ihrer Anfragen. Andererseits konnte der Mitarbeiter des externen Unternehmens über Kommentare direkt mit dem Antragsteller kommunizieren und zusätzlich Automatisierung und Erinnerungen implementieren. Auf diese Weise musste der Mitarbeiter auf der Seite der Brauerei nicht in das Ticket involviert werden, es sei denn, dies war erforderlich.

Ergebnis

Der Hauptvorteil dieser Lösung bestand darin, das Chaos im Informationsfluss zu beseitigen, das durch den E-Mail-Austausch verursacht wurde. Die SLAs des externen Dienstleisters wurden für das Brauereiunternehmen transparenter, was zu besseren Geschäftsbeziehungen führte. Und für die Benutzer, die im Laufe der Zeit Anfragen stellten, spielte es keine Rolle, wer der zuständige Sachbearbeiter war, da ihre Anfragen rechtzeitig gelöst wurden und die Kommunikation in einem ihnen bekannten und verständlichen Tool erfolgte.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

 

 

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