Pro-Bono-Projekt: Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V.

Nicht nur für Unternehmen, sondern auch für andere Institutionen, wie beispielsweise gesellschafts- und umweltpolitische Organisationen, sind reibungslose und transparente Abläufe essentiell, um effizienter neue Erfolge erzielen zu können – und, besonders im Fall der NGOs, die Welt im Kleinen (und manchmal sogar im Großen) ein kleines schneller zu einem besseren Ort zu machen.

In diesem Blog-Post beleuchten wir unser Projekt mit der Organisation Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. Wir erläutern Schritt für Schritt, wie wir das Team mit Tools und unserem Know-How dabei unterstützt haben, interne Prozesse, die Kommunikation mit Interessierten und Spender*innen sowie ihre interne Datenverwaltung so zu gestalten, dass sie sich noch besser auf ihre eigentliche Vision konzentrieren können: bedrohte Tier- und Pflanzenarten und deren Lebensräume zu schützen und zu erhalten.

Das Pro-Bono-Programm von DEMICON: effektiv, unkompliziert, kostenlos

Mit der Pro-Bono-Initiative unterstützen wir Nichtregierungsorganisationen innerhalb eines fest abgesteckten Projekts mit technischen Tools, individuellen Lösungen und unserem langjährigen IT-Wissen – und zwar komplett kostenlos, damit finanzielle Mittel auch weiterhin komplett in den Zweck der NGO fließen können. Mehr Informationen und das Anmeldeformular gibt es hier.

Die Aktionsgemeinschaft Artenschutz im Pro-Bono-Programm von DEMICON

Die Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. (AGA) engagiert sich seit über 30 Jahren für den Erhalt von bedrohten Tier- und Pflanzenarten und deren Lebensräumen. Mit ihrer Projektarbeit leistet die Aktionsgemeinschaft Artenschutz außerdem wertvolle Aufklärungsarbeit und hat sich zum Ziel gesetzt, das Umweltbewusstsein zu stärken, um eine weitere Zerstörung der Lebensgrundlage von Menschen, Tieren und Pflanzen zu verhindern.

Confluence als moderne Datenplattform

Bis zum Start unserer Zusammenarbeit arbeitete das Team der Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. mit Excel-Tabellen und sammelte darin interne Informationen. Diese Excel-Tabellen waren sehr gut strukturiert und ordentlich gepflegt. Somit spricht grundsätzlich nichts gegen die Nutzung dieser Lösung. Trotzdem stößt dieses Tool in den meisten Fällen ab einer gewissen Datenmenge an seine Grenzen, vor allem in Bezug auf die Übersichtlichkeit.

Der Wunsch der Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. war daher: eine nach wie vor gut strukturierte Lösung, die aber mit einem moderneren und eleganteren Design mehr Freude am Bearbeiten bereitet.

Die Wahl unseres Projektteams fiel auf Basis dieser Ausgangslage daher sehr schnell auf das Atlassian-Tool Confluence. Unsere Kollegen setzten ein sogenanntes Unternehmens-Wiki auf und halfen bei der Migration der Daten von Excel zu Confluence. In dieser neuen Umgebung liegen nun interne Verwaltungsprozesse sowie wichtige Daten ab.

Jira und Jira Service Management: Smarte, reibungslose Abläufe

Unsere Kollegen sahen außerdem noch weiteres Potenzial, die Prozesse der Nichtregierungsorganisation zu vereinfachen. Hier kamen die Atlassian-Tools Jira und Jira Service Management zum Einsatz – zwei der wichtigsten Lösungen für modernes, transparentes Aufgaben- und Ticketmanagement.

Bisher arbeitete das Team der Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. auf Basis von Emails und dem Chat-Programm Slack. Dies hatte zur Folge, dass Aufgaben, Arbeitsabläufe, Termine und Informationen teilweise verzögert oder auch gar nicht bearbeitet wurden, vor allem, wenn Personen krank waren oder die Organisation verlassen hatten.

Mit Jira erhielt die Nichtregierungsorganisation eine zentrale Plattform, die nun alle täglichen Aufgaben abbildet und es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, konkrete To-Dos zuzuordnen und in einem festgelegten Zeitfenster abzuarbeiten. Das Team kann sich außerdem direkt über die Kommentarfunktion des Tools zu den einzelnen Aufgaben absprechen, was die gesamte Kommunikation effizienter und vor allem nachvollziehbar für andere gestaltet.

Die Lösung Jira Service Management erfüllte in diesem konkreten Anwendungsfall sogar zwei Anliegen. Erstens kann das AGA-Team durch die Plattform einfacher mit seinen Spender*innen kommunizieren und Anfragen schneller beantworten. Und zweitens kommt das Tool auch intern zum Einsatz: Kolleg*innen und Ehrenamtliche können über Jira Service Management unkompliziert Materialien, die sie für ihre Arbeit benötigen, anfordern.

Die Benefits unseres Pro-Bono-Projekts für die Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V.

• Höhere Effizienz durch strukturierte Prozesse
• Transparente Einblicke in Abläufe und Daten
• Entspanntere Zusammenarbeit und bessere Einarbeitung von neuen Ehrenamtlichen
• Mehr Zeit und Ressourcen für die Vision von AGA durch vereinfachte, schnellere Kommunikation & Zusammenarbeit
  
  
  

Miriam Seiter von Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. fasst zusammen: “Als wir eine Einladung zum Pro-Bono Programm der DEMICON erhalten haben, wussten wir, dass das genau das Richtige für uns ist. In den letzten Monaten halfen uns das freundliche und kreative Team kostenfrei beim Aufbau eines AGA-Wikis in Confluence, in dem wir alle unsere internen Abläufe, Anleitungen, Infos und Vorlagen sammeln und nachschlagen können. Mit Jira werden sich außerdem unsere Arbeitsabläufe, Termine und Aufgaben in Zukunft viel besser organisieren lassen.”

Sie fährt fort: “Dank der Programme können wir nun außerdem auch Ehrenamtliche besser und schneller in unsere Arbeit einbinden. Von Herzen ein großes Dankeschön an DEMICON für die tolle Einführung in die Atlassian-Produkte Confluence und Jira.”

An nur 5 Arbeitstagen hat unser DEMICON Team bei der Aktionsgemeinschaft Artenschutz e.V. drei neue Tools eingeführt, bei der Migration von Daten unterstützt und dem Team somit zu einer optimalen Basis für ihre Erfolge in der Zukunft verholfen.

Sie arbeiten selbst in einer NGO und sehen Verbesserungsbedarf Ihrer Systeme und Prozesse oder kennen eine Organisation, die von dem Pro-Bono-Programm profitieren könnte? Kontaktieren Sie uns gern.

Hier können Sie unsere Success Story zur Aktionsgemeinschaft Artenschutz als PDF herunterladen: