Namenskonventionen für Seitentitel in Confluence

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Wiki-Systeme wie Confluence von Atlassian sind für modernes und effizientes Wissensmanagement nicht mehr wegzudenken. Inhalte können ganz einfach von verschiedenen Nutzern des Systems angelegt und diese wiederum von anderen Anwendern editiert werden. Im Gegensatz zu klassischen Systemen mit einer begrenzten Zahl von Editoren werden Mitarbeitende an eine aktive Redakteurs-Rolle herangeführt. Das fördert Transparenz im Unternehmen, steigert die Aktualität von Informationen und wirkt sich insgesamt positiv auf die Zusammenarbeit aus.

Inhalte speichern und wiederfinden im Unternehmens-Wiki

In Confluence lassen sich Inhalte - Seiten und Blogeinträge - beim Erstellen in Bereiche (engl. Spaces) anordnen. Innerhalb des Spaces werden diese dann in einer Sidebar angezeigt. Vorausgesetzt man verfügt über die notwendigen Anzeigeberechtigungen, werden die Inhalte auch in der Suche angezeigt. Häufig stellt diese die initiale Anlaufstelle zur Navigation durch das System dar, weil es im Standard kein globales Navigationsmenü oder eine Sitemap gibt. In großen Instanzen mit vielen Seiten wird das eine ziemlich herausfordernde Aufgabe werden. Es gibt etliche Dokumente in unterschiedlichen Spaces und theoretisch gibt zunächst nur der Seitentitel Aufschluss über den Inhalt der Seite. Dazu kommt, dass die Seiten - auch wenn thematisch verwandt - unterschiedlich aufgebaut sind, sodass man den Inhalt erst einmal prüfen muss. Das führt beim Anwender nicht nur zu Frustration, sondern kostet auch sehr viel Zeit.

Vorlagen in Confluence

Um dem scheinbaren Chaos etwas entgegen zu wirken, können für unterschiedliche Anwendungsfälle wie für bspw. Besprechungsnotizen oder Wissens-Artikel Vorlagen erstellt werden. Diese sorgen für einen einheitlichen Aufbau der Seite, wodurch sich Redakteure auf die Inhaltserstellung statt die Formatierung konzentrieren können. Mit Blaupausen kann der Inhaltserstellungs-Prozess sogar noch weiter standardisiert werden: formularbasiert und mit Pflichtfeldern. So wird sichergestellt, dass wesentliche Informationen nicht vergessen werden. Dazu kann der Blueprint Creator eingesetzt werden. Damit erstellt man Blaupausen für Seiten, Seitenbäume, Blog-Einträge und sogar Bereiche ganz ohne Programmierkenntnisse.

Seitentitel konfigurieren mit dem Blueprint Creator

Eine besonders beliebte Funktion des Blueprint Creators ist die Seitentitel-Konfiguration. Damit kann man praktisch Namenskonventionen für neue Inhalte spezifizieren. So können bspw. alle Besprechungsnotizen automatisch mit dem Datum des Meetings versehen werden. Das hilft nicht nur bei der kontextuellen Einordnung der Information beim Prüfen der Suchergebnisse, sondern sorgt auch für eine chronologische Sortierung in der Sidebar des jeweiligen Bereiches. Alternativ kann aber auch ein Präfix bestimmt werden, der dem Seitentitel vorangestellt wird.

Namenskonventionen für mehr Struktur

Durch die Vereinheitlichung von Seitentiteln können “Bereichsgärtner” schon auf den ersten Blick einschätzen, ob Seiten in der richtigen Struktur abgelegt wurden und diese bei Bedarf ganz einfach verschieben. Da die Seitentitel-Konfiguration des Blueprint Creators auch Variablen unterstützt, lassen sich Standards viel besser einhalten, die sich bspw. durch Richtlinien aus dem Qualitätsmanagement ergeben. durch Richtlinien aus dem Qualitätsmanagement ergeben.

Für alle Nutzer, die die Vorteile eines offenen Systems wie Confluence zu schätzen wissen, sich aber dennoch etwas mehr Struktur und Ordnung wünschen, stellt der Blueprint Creator eine spannende Auswahl an Funktionen zusammen - und erhält gleichzeitig die Freiheit von Confluence.

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