Ressourcen-Management mit Tempo Planner für Jira

Tempo, Jira, Teamplanung, Projektmanagement

Der Tempo Planner für Jira ermöglicht optimales Ressourcen-Management. Dieses übersichtliche Planungs-Tool erleichtert die Kapazitätenplanung und steigert die Effizienz des gesamten Teams.

 

Ein kurzes Alltags-Szenario:

Die Deadline für ein Projekt ist am Ende der Woche.
Alle Ihre Designer arbeiten hart an der Umsetzung des Projekts – die Frist des Kunden läuft bald ab. 
Sie brauchen jemanden und zwar schnell. Sie sind sich recht sicher, dass der Kunde den Vertrag nicht verlängern wird, wenn Sie zu spät abliefern!

Sie sehen im Kalender des Unternehmens nach, wer verfügbar ist. Hier stehen allerdings so viele Informationen, dass Sie kaum durchblicken. Also gehen Sie zu den anderen Teams und fragen nach, ob irgendwo ein Designer freie Kapazitäten hat. Doch keiner weiß etwas.

Nach zwei Runden durch das Gebäude verweist Sie jemand auf Micke, der heute remote arbeitet.
Sie rufen Micke schnell an, aber er antwortet erst Stunden später. Endlich erwischen Sie ihn doch noch und bitten ihn, Ihr Team vorübergehend zu unterstützen, damit Sie das Projekt pünktlich abschließen können.
Er kann nicht: Er ist bis Weihnachten gebucht.

Nun müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Team diese Woche wieder bis spät arbeitet …

 

So muss es aber nicht laufen. 

Die Lösung:

Mit einem geeigneten Planungs-Tool wäre Ihnen das wahrscheinlich nicht passiert. Genau hier setzt der Planner von Tempo an: Mit dem Tempo Planner für Jira ist es ganz einfach, die Ressourcen Ihres Teams für die Lösung einer bestimmten Aufgabe zuzuweisen oder einen Termin für einen Software-Release festzulegen.

Tempo Planner – kein Chaos im Unternehmenskalender

Quelle: Beyond Tempo Timesheets: Discover Resource Management 

Ansicht eines „normalen“ Kalenders in einem Unternehmen

Der Kalender eines Unternehmens ist nicht sehr nützlich, wenn Sie nicht schnell ersehen können, wer was wann macht. Leider ist das häufig der Fall, wenn der Kalender überfüllt ist. In dem oben geschilderten Szenario waren viele Variablen nicht sichtbar, den meisten unbekannt und schwer zu finden. 

Mit dem Tempo Planner für Jira können Sie die folgenden Fragen schnell beantworten, ohne den halben Tag damit vergeuden zu müssen, die richtige Person zu finden:

  • „Wer ist gerade verfügbar?“
  • „Haben wir genug Zeit, um X zu beenden?“
  • „Wer könnte uns helfen, pünktlich fertig zu werden?“ 
  • „Wann sind wir das nächste Mal frei?" 

Mit anderen Worten: Dieses Planungs-Tool optimiert die Zuweisung von Ressourcen und steigert die Effizienz eines Teams – unter Berücksichtigung der verschiedenen Variablen (Verfügbarkeiten, Kompetenzen etc.).

Tempo Planner – Wochenübersicht Team

Quelle: Beyond Tempo Timesheets: Discover Resource Management 

Wochenübersicht des Teams im Tempo Planner

Wenn wir das Bild oben betrachten, sehen wir sofort:

  • Die meisten Designer machen Überstunden und der Rest hat bereits acht Stunden verplant.
  • Micke ist komplett überbucht und arbeitet sogar am Wochenende.
  • Jessie wäre die einzige, die bis zum Stichtag zur Verfügung steht.
  • Diese Woche stehen noch 32 Stunden an Ressourcen zur Verfügung.

Hier musste nur die Ansicht nach der gewünschten Funktion der Mitarbeiter [hier: Designer] sortiert werden und die Antworten waren klar auf dem Bildschirm ablesbar.

Unternehmen sprechen immer davon, die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu fördern und das Silodenken der Abteilungen zu reduzieren. Durch mehr Transparenz könnten diese Ziele erreicht werden.
Die nordamerikanische Consulting- und IT-Service-Firma Relation1 wechselte von einer gemeinsam genutzten Tabelle zu Tempo Planner und konnte somit Planung und Sichtbarkeit des Workflows verbessern.

„Da jeder (mit entsprechender Berechtigung) den Plan gleichzeitig aktualisieren kann, spart dies viel Zeit und Frust. Wir haben wöchentlich ein effizientes 30-minütiges Meeting, bei dem wir mit allen Projektmanagern die Konflikte bei der Belegung durchgehen. Da die Planung mit Aufgaben und Projekten in Jira verknüpft ist, kann jeder sofort sehen, was geplant ist und wer die Arbeitsplanung erstellt hat.“

Etienne Borella, Leiterin des Project Management Office bei Relation1

Synchronisation mit Jira und Arbeitszeiterfassung

Das Schöne an diesem Tool ist, dass es ganz einfach in Jira integriert werden kann.
Die Zeitplanung ist je mit einem Issue verknüpft und wird auf der entsprechenden Übersichtsseite angezeigt. Ein Manager oder Teamleiter kann daran leicht erkennen, wie viel Zeitaufwand jedes Team-Mitglied für die Bearbeitung der Aufgabe veranschlagt (ein anderer Begriff als die geschätzte Zeit in Jira).

Tempo Planner – Übersicht eines Issues inklusive Planungszeiten

Quelle: Beyond Tempo Timesheets: Discover Resource Management 

Übersicht eines Issues inklusive Planungszeit für das Team mit Tempo Planner

Auf der rechten Seite werden die Mitarbeiter mit der jeweils geplanten Zeit angezeigt. Zunächst ist ein orangefarbener Balken zu sehen, der sich allmählich füllt, wenn die aufgewendete Zeit von dem Mitarbeiter protokolliert wird.

Die wahre Magie liegt jedoch in der perfekten Synergie mit Tempo Timesheets.
Im Tempo Planner können User mit den richtigen Berechtigungen [z. B. Teamleiter oder Projektmanager] für andere planen. Diese Planungszeit wird sofort auf der Seite „Meine Zeiten“ des jeweiligen Bearbeiters als Karte mit blauer Markierung angezeigt. Wenn dieser seine Arbeitszeit protokolliert, werden sowohl die Einträge unter „Meine Zeiten“ als auch die Tempo-Reports aktualisiert.

Tempo Planner – Übersicht der Planungs- und Arbeitszeiten eines Team-Mitglieds

Quelle: Beyond Tempo Timesheets: Discover Resource Management 

Übersicht der Planungs- und Arbeitszeiten eines Team-Mitglieds in Tempo

Neu: Reports zu geplanter und real aufgewendeter Zeit 

Diese Art von Report kann Ihnen wertvolle Einblicke in den Verlauf Ihres Projekts geben und stellt die symbiotische Beziehung zwischen Tempo Timesheets und Tempo Planner dar:

  • Ist Ihre Planung korrekt?
  • Können Sie sehen, wo die Probleme liegen?
Tempo Planner – Report über Planungszeit und protokollierte Arbeitszeit des Teams

Quelle: Beyond Tempo Timesheets: Discover Resource Management 

Tempo Planner Report über Planungszeit und protokollierte Arbeitszeit des Teams

Wenn Sie diesen Bericht während eines laufenden Projekts abrufen, können Sie monitoren, wie Ihr Team performt. Solch ein Report sollte auch genügend Informationen enthalten, damit Sie Geschäftsentscheidungen anhand der vorliegenden Daten treffen können, z. B. ob die aufgewendeten Ressourcen für bestimmte Aufgaben erhöht oder reduziert werden sollen, damit das Team eine bessere Leistung erbringt.

Auf lange Sicht ist dies sehr wertvoll, da anhand vergangener Daten eine bessere Einschätzung für den Zeitaufwand zukünftiger Projekte vorgenommen werden kann. 

In diesem Video [auf Englisch] erfahren Sie mehr über die einzelnen Funktionen.

 

Autor des englischen Originalartikels: Maxime-Samuel Nie-Rouquette, Tempo
Lokalisierung: demicon GmbH

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