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Offsite Meetings: Ressourcen sparen in nur 5 Schritten

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Offsite-Meetings können enorm erfolgreich sein, jedoch werden sie bei unprofessioneller Durchführung schnell ineffizient und ein echter Ressourcen-Fresser.


Die Zeit der Offsite-Meetings hat begonnen. Zu Jahresbeginn tun sich häufig Teams zusammen und treffen in Meetings und Workshops an externen Orten wichtige und richtungsweisende Entscheidungen für die Zukunft, das kommende Geschäftsjahr oder die folgenden Wochen. Von gewissen Taktiken bis hin zur Ausrichtung und Strategie eines Unternehmens werden hier teilweise elementare Entschlüsse gefasst. Hierbei gibt es aber einiges zu beachten, schließlich soll die richtige Balance zwischen regem Austausch und dem Fällen von Entscheidungen gefunden werden. Mit diesen fünf Tipps fällt die Durchführung von Offsite-Meetings leichter:

1. Durchdachte Anzahl an Teilnehmern

Damit jeder dazu kommt, etwas beizutragen, sollte die Gruppe der Teilnehmer nicht zu groß sein. Fünf bis zehn Teilnehmer sind im Großen und Ganzen ideal, um einerseits verschiedene Meinungen zu vertreten, andererseits aber nicht zu viele unterschiedliche Beiträge aus differenzierten Richtungen zu erhalten. So wird ein gewisses Maß an Produktivität gewahrt, mehr Teilnehmer könnten das gesamte Meeting eher schleppend voranbringen und aufhalten.

2. Vorbereitung

Abraham Lincoln sagte einst: „Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“ Die Quintessenz dieses Zitats: Gute Vorbereitung ist effektiv, durchdacht und hilft letztlich dabei, Ziele zu erreichen. Ohne eine konsequente Vorbereitung enden Projekte schnell im Durcheinander. So soll auch die besonders wertvolle Zeit beim Offsite-Meeting effizient genutzt werden. Daher macht es Sinn, im Voraus bereits Informationen und Vorbereitungsmaßnahmen allen Teilnehmer zugänglich zu machen. Diese Infos können beispielsweise auf einer Confluence-Seite gesammelt werden, damit sie für jeden verfügbar sind. Zudem kann es dort zu einem „lebenden“ Dokument werden, das stets ergänzt, bearbeitet und kommentiert werden kann. Mit dieser Vorbereitung und Wissenssammlung wird sichergestellt, dass bis zum tatsächlichen Meeting alle organisatorischen Maßnahmen getroffen sind. Zusätzlich können diese mit Tickets an andere Teilnehmer delegiert werden. Mit einem Projektmanagement-Tool wie JIRA kann die gesamte Vorbereitung organisiert werden. Somit wird beim Meeting selbst das Wesentliche in den Fokus gerückt und gerät nicht durch Vorkehrungen, die längst hätten erledigt sein können, in den Hintergrund.

3. Die richtigen Fragen

Neben der Organisationsstruktur gehört auch eine gewisse Diskussionskultur zu den Grundvoraussetzungen erfolgreicher Meetings. Damit ein Offsite-Meeting zum Erfolg wird, sollte daher nicht nur erlaubt, sondern bestenfalls erwünscht sein, kritische Fragen zu stellen. Dazu gehören kritische Nachfragen wie „Warum machen wir das eigentlich?“, oder „Wieso machen wir das nicht anders?“. Etwaige Fragen dienen letztlich entweder dem Zweck, geplante Prozesse zu bestätigen oder aber sie eröffnen neue Möglichkeiten und ebnen innovativen Ideen den Weg.

4. Feste Entscheidungen

Auf die richtigen Fragen aus Punkt drei folgen irgendwann feste Entscheidungen. Denn diese sind der Grund, weshalb das Meeting überhaupt durchgeführt wird. Die DACI-Methode bietet sich wegen der Gruppengröße und der Konstellation beim Offsite-Meeting an. Bei diesem Framework, das sich ohne Probleme als Add-On vom Marketplace in Confluence integrieren lässt, werden die Teilnehmer in Driver, Approver, Contributor und Informed aufgeteilt. Gerade der Driver ist letztlich in der Position, in der er das letzte Wort hat und Entscheidungen treffen muss. Schließlich ist es unwahrscheinlich, zu jeder kritischen Frage einen 100-prozentigen Konsens zu erreichen.

5. Eine ausgewogene Mischung

Bei einem Offsite-Meeting sollte jeder die Möglichkeit haben, zu Wort zu kommen. Beim DACI-Framework tut sich ohnehin das Merkmal hervor, dass sich jedem Teilnehmer diese Chance bietet – auch wenn die letztliche Entscheidungsmacht beim Driver, eventuell auch beim Contributor, liegt. Hier gilt es, die Balance aus Leitung des Meetings und konstruktiven Diskussionen zu finden. Dazu gehört auch Spaß. Gerade auf stundenlangen oder gar mehrtägigen Meetings können kurze Freizeit-Unterhaltungen dafür sorgen, dass die Stimmung wieder gelockert wird und ein Team enger zusammenrückt. Jedoch sollte sich danach wieder auf das Wesentliche konzentriert werden. Der Meeting-Leiter ist dabei dafür verantwortlich, diese Meetings wieder produktiv zu forcieren und sie nicht vom rechten Weg abdriften zu lassen.

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Quellen: