Mit Insight Custom Fields: Simplify Jira Select-Listen

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Mit dem Add-on für Jira Insight Asset Management des bekannten schwedischen App-Vendors Mindville können Sie die Verwaltung und Pflege von Jira-Elementen vereinfachen. Statt der integrierten Listenfelder von Jira können Jira-Admins benutzerdefinierte Felder von Insight für Auswahllisten verwenden und so die Verantwortung für die Verwaltung der Parameter mit den Erstellern der Felder teilen.

Die meisten Jira-User arbeiten bei der Erstellung von Issues mit Suchfunktion via Dropdown-Menü. Über eine solche Auswahlliste wird dem User ein vordefinierter Satz an Eingabewerten zur Verfügung gestellt – statt eines Textfeldes, bei dem man weniger Kontrolle über die eingegebenen Daten hat. Select Lists können je nach Bedarf für verschiedene Zwecke verwendet werden.

Derartige Auswahlfelder sind nur eine mögliche Variante der vielen Jira Custom-Felder. Das bedeutet, dass sie von einem Jira-Administrator erstellt und gepflegt werden müssen und das bringt für viele Unternehmen Probleme mit sich. Die kontinuierliche Pflege durch einen Jira-Administrator kann sehr zeitaufwendig sein, insbesondere dann, wenn es viele Suchfelder gibt, die häufig aktualisiert werden müssen.

Die Insight Custom Fields von Mindville schaffen hier Abhilfe. Statt eines benutzerdefinierten Listenfelds kann der Jira-Administrator ein benutzerdefiniertes Insight-Feld initiieren und dann die Verantwortung für die Pflege an andere Mitarbeiter übergeben. Daher sind für die Aktualisierung Ihrer Auswahllisten in Insight keine Jira-Administratorenrechte erforderlich.
 

Wie man Suchfeldlisten in Insight erstellt

Nehmen wir an, Sie müssen mehrere Suchfelder mit vordefinierten Auswahllisten erstellen, die in verschiedenen Jira-Projekten von unterschiedlichen Teams verwendet werden.
 

Schritt 1: Objektschema erstellen

Angenommen, Sie haben bereits mehrere Objektschemata zur Verwaltung diverser Assets, die von verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Um logistische Komplikationen zu vermeiden, ist es am besten, für jedes Team ein neues Schema zu erstellen, dessen Zweck die Pflege von Auswahllistenfeldern ist.

Im folgenden Beispiel wurde ein HR-Auswahllisten-Schema angelegt. In diesem Schema wurden Objekttypen für die verschiedenen Auswahllisten produziert, die in den benutzerdefinierten Insight-Feldern verwendet und vom HR-Team gepflegt werden. In dieser Grafik sehen Sie beispielsweise die Typen „Team“, „Type of Employee“ und „Company Values“.

Schritt 2: Benutzerdefinierte Felder erstellen

Sobald Ihre Objektschemata und Objekttypen angelegt sind, erstellen Sie im nächsten Schritt Ihre Insight-Benutzerfelder und ordnen diese den entsprechenden Screens zu.
Dem obigen HR-Beispiel folgend, wird nun ein benutzerdefiniertes Insight-Feld für „Company Values“ hinzugefügt. Sobald das benutzerdefinierte Feld vorhanden ist, muss der Jira-Administrator es mit dem Objekttyp „Company Values“ im Schema HR-Auswahllisten verbinden und den entsprechenden Screens zuordnen. Danach können die Updates durch das HR-Team durchgeführt werden.
Um das Feld mit den „Company Values“ zu verbinden, muss der Jira-Administrator die Insight-Konfiguration für das Feld bearbeiten – wie auf den folgenden beiden Bildern gezeigt.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird den Nutzern das Feld auf den Issue Screens angezeigt. Im folgenden Beispiel sehen Sie ein Ticket für die Planung eines Events, das dem Unternehmenswert „Fun“ zugeordnet wird. 

Bitte beachten: Wenn Sie einen Wert (der Objekte in Insight) aus dieser Liste entfernen, wird dieser auch aus bereits erstellten Issues gelöscht. Anstatt einen Wert zu löschen, können Sie diesen für einzelne User deaktivieren.

 

Ausblenden statt Löschen von Werten in Auswahllisten

Zuerst muss dem Objekttyp „Company Values“ ein Attribut hinzugefügt werden. Es wird empfohlen, diese Option von Anfang an bei allen benutzerdefinierten Insight-Feldern (Auswahllisten) zu addieren.
Für das folgende Beispiel wurde ein Attribut namens "Hidden from select list" hinzugefügt.
 

Wenn Sie einen Wert aus der Liste ausblenden möchten, bearbeiten Sie das Objekt und aktivieren das Kontrollkästchen "Hidden from list".
Außerdem müssen Sie die Konfiguration für das benutzerdefinierte Feld "Company Values" aktualisieren, um nur Werte anzuzeigen, die nicht ausgeblendet sind. Dies erfolgt mit einer zusätzlichen IQL in der Konfiguration für das benutzerdefinierte Feld. 

 

Und das wars!

Im folgenden Beispiel ist der Wert „Teamwork“ aus der Liste ausgeblendet. Trotzdem können User weiterhin nach diesem Wert suchen. Dies bietet den Vorteil, dass der verborgene Wert von zuvor erstellten Tickets nicht verschwindet. Der folgende Screenshot zeigt, dass die Option „Teamwork“ beim Erstellen eines neuen Issues nicht angezeigt wird.

Im folgenden Screenshot sehen sie, wie Sie auch weiterhin noch nach dem Wert „Teamwork“ suchen können, obwohl er bei Erstellung neuer Issues deaktiviert wurde.

Fazit

Wenn Sie für Auswahllisten benutzerdefinierte Felder von Insight anstelle der integrierten Auswahllistenfelder von Jira verwenden, können Jira-Administratoren die Verantwortung für die Verwaltung dieser Parameter mit den jeweiligen Erstellern der Felder teilen. 

 

Die Vorteile von Insight bei der Verwaltung benutzerdefinierter Felder auf einen Blick:

  • Der Jira-Administrator kann die Verantwortung für die Pflege eines Feldes an den jeweils zuständigen Bearbeiter übertragen. Das erleichtert die Arbeit des Jira-Admins erheblich, insbesondere wenn zahlreiche Auswahllisten für eine Instanz benötigt werden.
     
  • Die Bearbeiter können dem Listenfeld selbst Werte hinzufügen bzw. diese ausblenden, ohne den Jira-Administrator kontaktieren zu müssen.
     
  • Werte aus dem Auswahllistenfeld können einfach ausgeblendet, aber weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt werden.

 

Autorin des englischsprachigen Originaltextes: Sandra Axelsdottir, mindville

 

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