CYNORA - Digitalisierung von Wissen und Prozessen 

CYNORA ist ein klassischer Hidden Champion des deutschen Mittelstands mit knapp 125 Mitarbeitern. Innovativ und global aufgestellt setzt das Unternehmen aus Bruchsal in Baden-Württemberg auf Atlassian-Lösungen wie Jira, Confluence und Jira Service Desk, um die Digitalisierung von Wissen und Prozessen voranzutreiben. 

Ich war von Anfang an davon überzeugt, dass gerade wir als KMU in jedem Bereich die Vorteile der Digitalisierung ausnutzen müssen. Als vergleichsweise kleines Unternehmen sind wir ein Schnellboot - und müssen solche Themen früh angehen. - COO CYNORA Michael Bächle

COO Michael Bächle

COO CYNORA Michael Bächle

Vor der Implementierung der Atlassian Tools gab es OneNote, Excel und sehr viele Mails für Kommunikation und Projektsteuerung. COO Michael Bächle erkannte früh, dass das eher klassisch anmutende Setup für die digitale Zukunft des Unternehmens untauglich ist. Denn Faktoren wie Transparenz, Kollaboration sowie Business Intelligence auf der Basis von Echtzeit-Daten und digitales Projekt- und Aufgabenmanagement kommen ansonsten zwangsläufig zu kurz. Auf den Punkt: Insbesondere der Mittelstand kann auf vielfältige Art und Weise davon profitieren, sich der Herausforderungen Digitalisierung zu stellen. Ganz so wie das Beispiel CYNORA zeigt.

 

Digitalisierung von Prozessen und Wissen bei CYNORA

Beispiele aus dem Projekt:

  • Forschungsprojekt-Management: vorher in OneNote, jetzt als integriertes System aus Jira, Confluence sowie mit Verknüpfungen zu Inhouse vorhandenen Datenbanken. Hierfür wurde eine neue App entwickelt: der Ressource Manager for Jira. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.
  • Employee Care mit dem Jira Service Desk: Unter anderem mit Dienstreiseanträgen und Training Requests: Ziel: die schrittweise Transformation zur digitalisierten Service-Organisation.
  • Anwendung von JIRA auch für Tracking interner SW-Entwicklung mit Bitbucket
  • QM im Confluence-Intranet, inklusive der Abbildung der Unternehmensprozesse mit draw.io
  • Sicherheitsunterweisungen und eLearning in Confluence und mit der Stiltsoft-App Course and Quizzes
  • Kontakt- und Mitarbeiterverzeichnis (Confluence mit Linchpin User Profiles)
  • Kommunikation: Confluence als Intranet und Wissensplattform. Blogging/Microblogging u.v.m. wie etwa
    • Kollaboration und Projekträume 
    • Besprechungsnotizen (Meeting Notes)
CYNORA - Erfolgreiche Digitalisierung von Wissen und Prozessen 

Langfristiger Erfolg wird maßgeblich dadurch gesichert, dass neue Konzepte schnell in interne Abläufe integriert werden und sich Organisationen ständig weiterentwickeln. Nur so lässt sich in einem hoch kompetitiven Umfeld ein Vorteil erarbeiten. - COO Michael Bächle

Ein kurzer Überblick: CYNORA & demicon

CYNORA ist führend in der TADF-Technologie. Der Fokus des Unternehmens liegt auf hocheffizienten OLED-Emittersystemen. Mit einem multidisziplinären Team von mehr als 110 TADF-Experten hat CYNORA ein robustes IP-Portfolio mit mehr als 150 erteilten Patenten entwickelt und erwartet, dass es in den nächsten 2-3 Jahren 1000 Patente und Patentanmeldungen erreichen wird. CYNORA arbeitet eng mit seinen Kunden bei der Material- und Geräteentwicklung zusammen.

Als Atlassian Platinum Solution Partner ist die demicon GmbH eines des größten Technical Consulting Teams und gehört zu den führenden Atlassian Full Service Providern in der DACH-Region. Mit Standorten in Stuttgart, Berlin, Hamburg und München unterstützen wir unsere Kunden europaweit bei der Digitalisierung Ihrer Projekt- und Geschäftsprozesse. Dazu gehören Beratung, Konzeption, Training, Support, Konfiguration, Managed AWS Hosting sowie Custom Software Development und Lizenzverkauf.

Als AWS Consulting Partner schaffen wir zugleich eine hochverfügbare & skalierbare IT-Infrastruktur mit optimaler System-Performance in der Amazon Web Services-Cloud (AWS). Dazu gehört die individuelle Beratung, Architektur und Entwicklung von Cloud-Infrastrukturen sowie die Migration, Automatisierung und ein skalierbares Hosting.

 

KMU - Digitalisierung erfolgreich in Szene gesetzt

Scope und Requirement-Workshop

Unerlässlich für den Erfolg eines Projekts ist die klare Definition von Zielen. Dabei geht es nicht nur um ganz konkrete kurz- und mittelfristig zu erreichende Ziele, sondern ebenso um eine eher langfristig ausgelegte Vision. Die erfolgreiche Zusammenarbeit von CYNORA und der demicon GmbH konnte von Anfang an auf dieses Fundament aufbauen. Nach einem unerlässlichen Requirement-Workshop zum Auftakt gab es in regelmäßigen Abständen Jour Fixe-Runden mit den Entscheidungsträgern und über alle Umsetzungsstufen hinweg ein kontinuierliches Feedback. 

Es ist erfrischend, mit einem Unternehmen arbeiten zu können, welches itterativ vorangehen will. Wir befassen uns hier mit Prozessen, die die ganze Firma betreffen. Und dennoch kommen wir schnell zu Ergebnissen. Wir probieren unsere Ideen zeitnah aus und alle Beteiligten lernen viel dabei. Es ist großartig, dass es keine Angst vor Fehlern oder Feedback gibt. So kann echter, ganzheitlicher Fortschritt kontinuierlich erarbeitet werden. - Christoph Thomas, Digital Solution Agilist bei der demicon GmbH

Vision: #nopanopa // no paper no pain

Bei CYNORA war es von Anfang an eine klare Zielvorgabe, möglichst viele Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und zugleich die Planung und Kollaboration auf eine neue Projekt- und Wissensbasis zu stellen. Nach der Evaluation war schnell klar, dass dieser richtungsweisende Ansatz, mit möglichst wenig Papier, Excel und Mails auszukommen, optimal mit Jira, Jira Service Desk und Confluence zu erreichen ist. 

Das als zentrale Wissensplattform ausgerollte Confluence soll dabei als Cockpit für die tägliche Arbeit dienen. Als besonders konsequenter Schritt zur Bekämpfung von massenhaft versendeten Notifications sowie von CC-E-Mails in Zusammenarbeit und bei Projekten wurde bei Confluence nicht einmal der Mail-Server für Benachrichtigungen angebunden. Um mit einer optimalen User Experience und einer intuitiv zu erfassenden Informationsarchitektur punkten zu können, wurde die App Refined Theme for Confluence eingesetzt. Leicht kann damit das Out of the Box-Confluence mit einem passenden Corporate Design versehen werden.

 

Change: C-Level, Stakeholder und Entscheidungsträger

In jedem Veränderungsprojekt gibt es immer auch die Herausforderung, gewachsene Strukturen in Frage zu stellen. Oftmals tun sich insbesondere Unternehmen, die sich schon lange erfolgreich am Markt behaupten damit schwer. Und das ist nur allzu verständlich, da ja vordergründig alle Zahlen stimmen. In den Zeiten digitaler Disruptionen stehen die Gewissheiten aus der Vergangenheit jedoch auf wackeligen Füßen. Vor diesem Hintergrund ist die Bereitschaft zur Veränderung auf C-Level-Ebene absolut erfolgskritisch. Am Beispiel CYNORA wird deutlich, welchen positiven Impact es hat, wenn Entscheidungsträger wie COO Michael Bächle zu den relevanten Treibern gehören. Ein wichtiger Ratschlag: Stakeholder immer frühzeitig identifizieren und an Bord holen.

 

Mitarbeiter im Fokus, Akzeptanz erzeugen

Auch wenn das Digitalisierungsprojekt von Anfang an von der Geschäftsführung aktiv vorangetrieben wurde, ging es immer auch darum beim schrittweisen Ausrollen der Tools die Mitarbeiter im Mittelpunkt zu behalten. Eine klare Empfehlung: Penibel darauf zu achten, dass jeweils ganz konkrete Maßnahmen ergriffen werden, die den Mitarbeitern einen Mehrwert für ihre tagtägliche Arbeit bieten. Change-Projekte haben eine weitaus größere Chance auf Erfolg, wenn eine kompromisslos offene Kommunikation und ein auf die Nutzer zentrierter Ansatz verfolgt wird. 

 

Kultur- und Prozesswandel

Zwangsläufig verändern neue Werkzeuge auch die Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Das fängt bei der kollaborativen Nutzung von Confluence, Jira & Co. an und hallt nach in der Art und Weise wie die Mitarbeiter tagtäglich miteinander kommunizieren. Daher ist es nur allzu berechtigt, den digitalen Wandel mit einer "cultural journey" gleichzusetzen. Zu verstehen ist hier, dass Werkzeuge für agile und kollaborative Arbeit nicht automatisch dazu führen, dass ein Unternehmen agil wird und die Zusammenarbeit verbessert ist. Die Veränderung der Unternehmenskultur hin zu einem offeneren System klappt zweifelsohne nur Schritt für Schritt und ist zumeist eine echte Herausforderung für alle Beteiligten. Allerdings eine, welche sich in der Regel als überaus lohnenswert entpuppt.

Bei der reinen Übertragung von Prozessen ist es nur vordergründig einfacher. Sind alle Stakeholder an Bord, lohnt es sich zunächst einmal die vorhandenen Prozesse zu vergegenwärtigen und klar zu dokumentieren. Im Projekt erfolgte dies mit der weit verbreiteten Confluence-App draw.io. Beim holistischen Ansatz der demicon GmbH erfolgte in diesem Schritt zudem eine Prozessanalyse und -beratung mit Augenmaß, um nur die wirklich gelebten Prozesse zu digitalisieren. 

CYNORA - Digitalisierung von Wissen und Prozessen mit der Atlassian Toolchain

App-Spotlight: Resource Manager for Jira

Bei CYNORA werden in der Forschung ständig neue und innovative Projekte angestoßen. Das geht von der Materialforschung bis hin zum Bauen von Devices, um erforschte Moleküle zu testen und ihre Eigenschaften zu messen. Solche Projekte benötigen bestimmte Ressourcen (Personal, Geräte, Labore) und müssen je nach Priorisierung und Abhängigkeiten bezüglich der einzelnen Tasks planbar sein. Eine Steuerung auf der Basis von Personen/Zeit ist demnach nicht ausreichend.

Weil Jira out of the box genauso wenig eine Lösung anbot wie bereits vorhandenen Add-ons vom Atlassian Marketplace, wurde nach einem Proof of Concept (PoC) eine individuelle Erweiterung der Software programmiert. Die neue App (Resource Manager for Jira) ermöglicht jetzt in Jira eine Ressourcen-Aufwandsplanung für Vorgänge - nicht auf Basis von Zeit, sondern von "Sach-Ressourcen". Ein Vorgang kann hier immer auch mehrere Ressourcen, auch punktuell über seine Dauer verteilt, benötigen.

Mit der Hilfe von entsprechenden Dashboards können alle Forschungstasks vom Steering Committee genehmigt und die Ergebnisse reviewed werden. Das Ergebnis: Echtzeit-Controlling und eine nachhaltige Planung für das Forschungsprojekt-Management.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr erfahren wollen über den Resource Manager for Jira.

Wie geht es weiter? Ein Ausblick ohne E-Mails

Es ist wichtig zu begreifen, dass die digitale Transformation kein Projekt ist, welches heute anfängt und morgen abgeschlossen wird. Auch mit Blick auf Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist eine sukzessive Weiterentwicklung der digitalen Werkzeuge absolut notwendig. 

Bei CYNORA sind die nächsten Schritte auf diesem Pfad schon geplant. Andere Software-Tools sollen integriert werden, das Management der Forschungsprojekte soll weiter ausgebaut werden. Auch die von der demicon entwickelte App für das Ressourcen-Management wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Zudem warten immer noch eine Reihe von weiteren Prozessen auf ihre papierlose Entsprechung in Jira und Jira Service Desk. Ein paar Workflows, um das Leben besser zu machen gehen immer. Klar ist dabei, dass das Ziel, bei den alltäglichen Unternehmensprozessen und im Forschungs- und Projektmanagement ohne viele E-Mails auszukommen nicht über Nacht zu erreichen ist. Aber: Nur wer sich auf den Weg begibt, der kann es erreichen.

Meine Empfehlung: von Anfang an mit Experten zusammen arbeiten und schnelle Erfolge erzielen. Mit Christoph Thomas von der demicon GmbH haben wir von Anfang an einen echten Atlassian-Profi an unserer Seite gehabt, der uns mit Know How und Umsicht zum Ziel geführt hat und uns bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung begleitet. - COO Michael Bächle

Atlassian Apps im Einsatz

Allein schon mit den Atlassian-Tools wie Jira, Jira Service Desk und Confluence lassen sich eine Unmenge von Anwendungsfällen gut abbilden. In der Praxis kommt jedoch kaum eine Atlassian-Toolchain ohne Erweiterungen (Apps) vom Atlassian Marketplace aus. Für jedes Szenario lassen sich hier kleine und große Helfer finden. Entwickelt und bereitgestellt werden diese Apps von Drittanbieter. Mit über 3000 teils ähnlichen und sehr unterschiedlichen Lösungen bedarf es für die richtige Auswahl im "App-Dschungel" einer guten Orientierung. Als Atlassian Platinum Solution Partner verfügen wir über die notwendige Erfahrung, um die für unsere Kunden passende Auswahl zu treffen. Zudem sind wir Partner von vielen der genannten Hersteller und verfügen somit über einen direkten Draht. 

Beispiele für die bei CYNORA eingesetzten Apps:

Jira und Jira Service Desk

Confluence

Die zur Verwendung passende Auswahl der Apps ist nicht immer ganz leicht. Lassen Sie sich von Experten beraten.

 

Über Christoph Thomas

Christoph Thomas ist Technical Consultant und Digital Solution Agilist bei der demicon GmbH. Neben Einsätzen im Enterprise-/Automotive-Umfeld hat er sich insbesondere dem Thema Digitale Transformation mit Mensch und Technik im deutschen Mittelstand verschrieben. Insbesondere mag er dabei herausfordernde Workshops und liebt ganzheitlich für Mensch und Technik gedachte Prozesse. Wenn er nicht gerade aus seinem Karlsruher Home-Office die Digitale Transformation unterstützt wandert er im nahen Schwarzwald und kocht gerne vegan.

 

Interesse geweckt?

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie wir KMUs bei der digitalen Transformation helfen? Sehr gerne stehen Ihnen unsere Atlassian-Experten für ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch zur Verfügung. Gleiches gilt natürlich auch für unsere Cloud-Services. Als AWS Advanced Consulting Partner unterstützen wir Sie bei der Konzeption und der Migration. Rufen Sie uns einfach unte0800 1230 230 an oder schreiben Sie uns jetzt eine E-Mail an: atlassian [at] demicon.de 

 

 

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Kategorie Digitalisierung KMU
Software    Confluence, Jira Service Desk, Jira Software
Autoren       Christoph Thomas, Lars Bachmann
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