Remote PI-Planung für Teams an mehreren Standorten? Jira macht’s möglich!

Für viele Teams, die agil und über mehrere Standorte verteilt nach den Prinzipien des Scaled Agile Framework (SAFe) arbeiten, ist es schwierig, persönliche Program Increment (PI-)Planungssitzungen über das Jahr hinweg einzurichten. Das Ziel dieser Sitzungen ist eigentlich, alle Teammitglieder an einem Ort zu versammeln, anstehende Projekte zu besprechen und Abhängigkeiten, Prioritäten und Zuweisungen zu klären. Wirklich effizient ist diese Methode vor allem für Teams an unterschiedlichen Standorten aber nicht. Unser Partner ALM Works erläutert Szenarien, in denen physische PI-Planung problematisch sein kann, und schlägt bessere Alternativen vor.

Die Nachteile der physischen PI-Planung

Es hat einige positive Aspekte, während der Planung im selben Raum zu sein. Ehrlich gesagt aber hat die ursprüngliche Idee der physischen PI-Planung auch zahlreiche Schwächen, auf die wir hier kurz eingehen:

Ein logistischer (und finanzieller) Albtraum: Damit sich Teams an einem Ort treffen können, muss viel Zeit und Geld in die Planung und letztlich auch die Reise gesteckt werden.

Oh nein, Haftnotizen!
Die Planung vor Ort beruht in der Regel auf sehr einfachen Methoden, wie der Verwendung von Papier, Haftnotizen und Schnüren. Das führt zu unterschiedlichen Problemen: Die Haftnotizen gehen verloren, die beschriebenen Zettel selbst können schwer zu entziffern sein, und besonders die Transkription all dieser Notizen in ein digitales Format erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Unterbrechung der Kommunikation
Physische Mittel funktionieren zur Visualisierung während einer persönlichen Sitzung sehr gut, um Abhängigkeiten und Prio-Themen aufzuzeigen. Nach den Meetings aber, wenn die Teams wieder in ihren Büros sind, kann es passieren, dass die Kommunikation versandet: Wohin wandern dann die Informationen? Und wer hat Zugang zu Ihnen

Doppelte Arbeit
Wie oben schon angesprochen, funktionieren analoge Haftnotizen & Co nur, wenn alle Team-Mitglieder in einem Raum sind. Diese Herangehensweise bedeutet aber doppelte Arbeit, denn die Informationen müssen spätestens nach dem Treffen von einer Person oder möglicherweise sogar einem ganzen Team in eine digitale Planungsplattform übertragen werden.

Wie wäre es also, von Anfang an eine Planungsplattform wie Jira zu verwenden, um die Ressourcen des Teams anderweitig und vor allem gewinnbringender einsetzen zu können?

Jira: Die Kunst der effizienten Planung
Bei der Verwendung von Jira für die PI-Planung können Tickets, die in dem Tool erstellt wurden, direkt Abhängigkeiten erzeugen und mit anderen Tickets verknüpft werden. Das wiederum ist perfekt, wenn Features in Stories unterteilt werden.

Natürlich sind die bunten Haftnotizen praktisch, wenn man Abläufe visualisieren will, und ganz so einfach kann man sie auch nicht digitalisieren. Aber Jira kann genauso hilfreich bei der Visualisierung von Projekten sein und euch sogar unterstützen, zu einer papierlosen PI-Planung zu wechseln. Und sobald letztlich alle Themen und Issues in Jira abgebildet sind, wird die Visualisierung des gesamten Programm-Boards viel einfacher und noch effizienter.

Die Verwendung verschiedener Atlassian Marketplace Add-ons bietet einige bedeutende Vorteile für Teams, die ihre Features und Stories planen. Bei teamübergreifenden Meetings kann beispielsweise jedes Team die Daten in seinem Planungstool präsentieren, und die jeweils anderen Teams können nicht nur dieselben Daten sehen, sondern auch gleich erkennen, wie sie sich aufeinander auswirken. Verständlicher wird es mit diesem Szenario, das ALM Works skizziert hat:

Team A bereitet Aufgaben vor, die sich auf drei verschiedene Features beziehen, aber sie werden durch mehrere Probleme blockiert, die mit der Arbeit von Team B zusammenhängen. Sie haben außerdem auch einige „Enabler“-Aufgaben, die sich auf die Arbeit von Team C auswirken werden. Wenn Team C daran gewöhnt ist, seine Arbeit über die Standard-Jira-Boards zu verfolgen, ist der Einblick in die Abhängigkeiten begrenzt – das ist aber in Ordnung, denn hier kommt eure teamübergreifende Planung und verschiedene Add-ons ins Spiel.

Ganz gleich, ob es sich um eine traditionelle (wenn auch digitale) PI-Planungssitzung, eine Videokonferenz mit Teams auf der ganzen Welt oder eine analoge Besprechung von mehreren Teams an einem Tisch handelt: Wenn Team A und Team C zusammenkommen, um ihre Prioritäten zu besprechen, können beide eine Übersicht von Abhängigkeiten („Dependancy Map“) all der Stories, die für diese PI geplant sind, im „Structure for Jira“ Add-on von ALM Works erstellen.

Die Daten, die dem zugrunde liegen, sind immer die Daten, die Teams normalerweise auch in Jira eingeben: Diese Programme helfen ihnen bei der Visualisierung, damit sie sehen können, wie sich ihre Arbeit auf andere Teams auswirkt und von ihnen beeinflusst wird.

Das Ergebnis ist ein massiver Effizienzgewinn - und während eines intensiven Meetings, in dem beispielsweise ein ganzes Quartal geplant wird, ist Zeit von entscheidender Bedeutung. Mit Structure for Jira von ALM Works verschwenden die Teams also keine unnötige Arbeitszeit mehr, sondern können aktiv handeln statt nur zu reagieren.

Die PI-Planung auf das nächste Level heben

Nach der PI-Planungssitzung kehren die Teams zurück an ihre jeweiligen Tische, Büros oder nach Hause, um die vereinbarten Features und Stories zu bearbeiten. Alle haben die gleichen Daten und diese sind bereits leicht zugänglich in Jira hinterlegt – also genau da, wo die Teammitglieder auch sonst arbeiten. Das Beste daran: Alle Teammitglieder können sofort mit ihren Aufgaben beginnen!

Ihr wollt die PI-Planungssitzungen in eurem Unternehmen mit Jira und dem ALM Works Add-on Structure for Jira voranbringen? Ihr wollt mehr über das Tool zu erfahren und wie es die Planung für Teams an mehreren Standorten ermöglicht?