Erfolgreiche PI-Planung in Jira mit Easy Agile

Effektive PI-Planung (Program Increment Planning) spielt eine wichtige Rolle bei erfolgreicher und termingerechter Umsetzung von Entwicklungsprojekten. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Ihr ART-Team (Agile Release Train) sicher durch die Welt des Scaled Agile Framework® (SAFe®) navigiert.

Wie Teams derzeit die PI-Planung durchführen

Traditionell findet die PI-Planung im Rahmen einer zweitägigen Planungssession statt: 100 bis 200+ Mitglieder eines weltweit verteilten ART-Teams treffen sich an einem Ort, um dort ihre nächsten Arbeitsschritte zu planen.

Die verantwortlichen Produktmanager stellen die Vision sowie die geplanten Features vor. Die Teams erarbeiten einen Plan zur Umsetzung und definieren die einzelnen Arbeitsschritte. Hiernach identifizieren die Product Owner und ihre Entwicklungs-Teams die team-übergreifenden Abhängigkeiten und visualisieren diese auf dem Program Board (Spaghetti-Board).

Quelle: https://twitter.com/michael_p_stump/status/721007389298663424

Herausforderungen bei physischer PI-Planung

Am Ende der Tagesplanung muss jemand diese Informationen in Jira übertragen. Das Problem: Es gibt keine Möglichkeit, die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den Teams in Jira abzubilden wie auf dem Spaghetti-Board. Daher hängen Release Train Engineers (RTE) oft das physische Program Board vor ihrem Büro an die Wand. Nicht ideal – besonders für externe Team-Mitglieder.Die persönliche Interaktion bei der Face-to-Face-Planung von Program Increments ist von unschätzbarem Wert. Bei der Durchführung physischer PI-Planungs-Sessions sehen sich Unternehmen jedoch immer wieder typischen Problemen gegenüber. Dazu gehören:

• Hohe Reisekosten, um die Mitarbeiter geografisch verteilter Organisationen (bis zu fünfmal pro Jahr) für die zweitägige Veranstaltung einfliegen zu lassen
• Schwierigkeiten bei der Übermittlung von Informationen an Team-Mitglieder, die nicht an dem Event teilnehmen konnten (Kontext-Visualisierung der Abhängigkeiten lässt sich in Jira nicht wie auf deinem physischen Program Board realisieren)
• Probleme, den Fortschritt des Programms bei verteilten Team-Mitgliedern zu tracken

Durchführung von PI Planning Sessions in Jira

Easy Agile hat eine digitale Lösung zur PI-Planung für verteilte Teams entwickelt. Mit Easy Agile Programs können Sie sicherstellen, dass Ihr Program Board auch noch funktioniert, wenn es sich physisch aufgelöst hat.

Nehmen wir uns nun eine typische Agenda vor und schauen uns an, wie mit Jira + Easy Agile Programs jeder einzelne Schritt 1:1 der PI-Planung umgesetzt werden kann.

Quelle: Easy Agile

Business-Kontext definieren

Physische PI Planning SessionBeim Kick-off präsentieren die Geschäftsführer den aktuellen Stand ihres Unternehmens und erläutern, wie gut bestehende Praktiken die gegenwärtigen Kundenbedürfnisse befriedigen.

Jira + Easy Agile ProgramsDie Geschäftsführer können eine aufgezeichnete Videopräsentation mit allen Mitgliedern des ART-Teams teilen, indem Sie beispielweise in den Programmdetails auf eine Confluence-Seite verlinken. So können auch Team-Mitglieder, die nicht vor Ort an dem Event teilnehmen können, die Präsentation während der Planungs-Session abrufen.

Quelle: Easy Agile

Vision definieren

Physische PI Planning SessionIm nächsten Schritt stellt das Produktmanagement die Programmvision und die Top 10 der kommenden Features vor.

Jira + Easy Agile ProgramsDie Programmmanager haben zwei Möglichkeiten der Darstellung der Top-10-Features: Entweder als Liste oder als Epics auf einer visuellen Timeline.

Quelle: Easy Agile

Die Increment Roadmap stellt sicher, dass sich alle Teams auf die festgelegten Features für das jeweilige Program Increment fokussieren und bietet allen Stakeholdern Einblick in die Programmabläufe.

Team Breakouts

Physische PI Planning SessionBeim Breakout erarbeiten die einzelnen Teams eine Schätzung der Kapazitäten für jeden Sprint im Program Increment. Dabei werden neue oder bereits bestehendes Issues aus dem Backlog identifiziert, die zur Umsetzung der Features erforderlich sind. Die einzelnen Issues werden auf Post-its notiert und in dem team-eigenen Planungsbereich auf dem Program Board an der Wand befestigt – sichtbar für das gesamte ART-Team.Nun geht es daran, die Abhängigkeiten darzustellen: Diese werden mittels Fäden zwischen den Post-ist visualisiert.

Jira + Easy Agile ProgramsJedes Team hat ein eigenes Planungs-Board. Product Owner und ihre Teams legen hier die Kapazitäten für jeden Sprint innerhalb des Program Increments fest.

Quelle: Easy Agile

Bei der Planungs-Session hat man den Kontext der Feature Roadmap oben immer im Blick. Die Teams können nun bereits vorhandene Issues aus ihrem Backlog auf das Planungs-Board rüberziehen oder dort neue erstellen.

Quelle: Easy Agile

Durch einfaches Drag & Drop werden team-übergreifende Abhängigkeiten visualisiert.

Quelle: Easy Agile

Der Planentwurf eines jeden Teams ist für die gesamte ART im Increment-Overview sichtbar.

Quelle: Easy Agile

Die team-übergreifende Planung und das Management der Abhängigkeiten ist somit vereinfacht. Dezentral arbeitende Teams haben so die Möglichkeit, an digitalen Sessions zu PI-Planung teilzunehmen.Diese Übersicht ist die digitale Version eines klassischen, physischen Program Boards, das während zweier Tage bei einer PI Planning Session erstellt wurde. Durch die Digitalisierung wird verhindert, dass Informationen doppelt bearbeitet werden. Außerdem kann so der Fortschritt bei der Realisierung von Features in Echtzeit abgelesen werden.

Review & Überarbeitung

Physische PI Planning Session

Während der zeitlich eng gesteckten Sitzung stellen die Teams ihren Plan dem gesamten ART-Team vor und besprechen gemeinsam Umfang und Ressourcen sowie team-übergreifende Abhängigkeiten.Jegliche Anpassungen an der Schätzung, den Ressourcen oder den Stories werden auf den Post-Its notiert und der Verlauf der Fäden zur Visualisierung der Abhängigkeiten werden entsprechend angepasst.

Jira + Easy Agile Programs

Dank Real-time-Bearbeitung von Schätzungen und Zusammenfassung der Issues kann die Überarbeitung des PI-Plans schnell und einfach vorgenommen werden. Alle Änderungen an Issues in Easy-Agile-Programmen werden automatisch in Jira übernommen.

Quelle: Easy Agile

Quelle: Easy Agile

Autorin des englischsprachigen Originaltextes: Teagan Harbridge, Product Manager Easy Agile

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Als einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner in D/A/CH ist die demicon GmbH auch Partner von Easy Agile. Wir haben erfolgreich für Unternehmen SAFe® und andere Ansätze mit Jira und einer Reihe von Apps vom Atlassian Marketplace realisiert. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Über Easy Agile

Easy Agile-Produkte helfen Software-Entwicklungsteams dabei, effektiv hochwertige Lösungen zu liefern. Das Team hinter Easy Agile hat insgesamt mehr als zehn Jahre für Atlassian im Produktmanagement und in technischen Funktionen für GreenHopper/JIRA Agile, JIRA und HipChat gearbeitet. Zu den Easy Agile-Kunden gehörte unter anderem Daimler, BMW, Twitter, Cisco, NetApp, Johns Hopkins University, DigitalOcean, Deloitte, Veolia, Dimension Data, Bloomberg, Adidas und Bosch.

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