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Enterprise Social Networks: KMU hinken hinterher

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Kollaborationssoftware ist nicht nur für Großunternehmen interessant. Enterprise Social Networks sind in Großunternehmen immer häufiger Standard, in mittelständischen Unternehmen dagegen noch eine Seltenheit. Dabei erfüllen ESNs alle Anforderungen, die KMU an eine solche Software stellen.

Enterprise Social Networks

Enterprise Social Networks (ESN) boomen. Das zeigt alleine die Statistik der Umsätze, die damit gemacht werden. Diese sollen im Jahr 2016 bei 4,5 Milliarden Dollar liegen. Das ist mehr als fünf Mal so viel wie noch vor fünf Jahren – obwohl die Netzwerke besonders in kleinen und mittleren Unternehmen noch lange nicht zum Standard-Inventar gehören. In Großunternehmen sind etwaige Networks dagegen immer häufiger gang und gäbe.

Müsste man die Vorteile, die ESNs bieten, mit einem Satz zusammenfassen, würde dieser wohl die bessere Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter für eine höhere Produktivität und Effizienz beinhalten. Schaut man aber tiefer in diese Tools und deren Funktionalität hinein, wird erst deren wirkliches Potential deutlich. Dazu gehört zum einen der E-Mail-Verkehr, der durch ESNs vermieden werden soll. Durch neue Kommunikationswege ist es gleichzeitig für die Geschäftsleitung möglich, einen großen Anteil der Mitarbeiter mit einer geringen Anzahl an Beiträgen zu erreichen. Informationen werden also schneller und direkter verbreitet, ohne, dass etwas in Mail-Verteilern verloren geht oder überlesen wird.

Bedenkt man, dass gerade junge Mitarbeiter ohnehin sehr affin mit der Kultur sozialer Netzwerke sind, ist das Teilen, Kommentieren und unmittelbare Geben von Feedback nichts Neues mehr für sie. So funktionieren ESNs einfach, schnell und intuitiv.

ESN: Wie geschaffen für den Mittelstand

Stellt sich also die Frage, wieso KMU zu häufig nicht auf solche Tools zurückgreifen, obwohl die Vorteile offensichtlich sind. Schließlich bietet die Verwendung nicht mehr zeitgemäßer Kommunikations- und Kollaborationstools einen deutlichen Nachteil gegenüber Großunternehmen, bei denen in mehr als 50 Prozent der Fälle bereits auf Enterprise Social Networks gesetzt wird. Dieser Nachteil bezieht sich auch auf das Recruiting von jungen Talenten, für die fortschrittlich agierende Unternehmen attraktiver wirken. Das liegt wiederum auch am flexibleren Arbeiten, das damit einhergeht, sowie der höheren Transparenz, die ESNs mit sich bringen. Zudem geben einer Umfrage der Hochschule RheinMain in Zusammenarbeit mit der Plattform 85 Prozent der Unternehmen selbst an, dass ihre Mitarbeiter ein höheres Maß an Digitalisierung verlangen.

Insgesamt wirkt Kollaborationssoftware, trotz ihres in diesem Bereich bis dato vergleichsweise geringen Erfolges, wie geschaffen für den Mittelstand. Eine kleine Spitze der Geschäftsleitung, weniger Hierarchiestufen und kurze Entscheidungswege zeichnen KMU zumeist aus. Das beinhaltet auch, dass Mitarbeiter meist viele verschiedene Aufgaben, also ein breites Aufgabenspektrum abdecken. Gleichzeitig wissen sie sehr gut über Unternehmensprozesse Bescheid. Das Manko an diesem "alten" System der KMU ohne moderne Software ist jedoch, dass viele Vorgänge nicht dokumentiert werden. Neben der Tatsache, dass dies die Kollaboration unter den Mitarbeitern erschwert, offenbart sich hierbei ein besonderes Problem für die Unternehmensführung: Denn sobald ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, rächt sich dieser Mangel an Dokumentation. Mit dem Mitarbeiter verlässt dann auch eine Menge Wissen das Unternehmen, da kein wirkliches Wissensmanagement existiert. Mit der passenden Software wäre eine solche Datenbank kein Problem und unkompliziert zu bedienen.

Statt privat versendeter E-Mails würde mit einem Enterprise Network viel eher eine Art Newsstream eingerichtet werden. Mit dieser offenen Form der Kommunikation kann ein Großteil des Mail-Verkehrs nichtig gemacht werden. Gleichzeitig geht damit einher, dass gesuchte Informationen in der Datenbank mit Leichtigkeit gefunden werden können. Es wäre also kein Nachfragen bei Mitarbeitern nötig und es müssten weniger zeitaufwändige Anfragen gestellt werden.

Wenige Hürden bis zum Erfolg

Trotz all dieser Vorteile sind es wohl die Hürden, die auf dem Weg zum Einführen der Enterprise Social Networks überwunden werden müssen, die viele KMU noch davor abhalten. Sie würden alte Routinen sprengen, Arbeits- und Kommunikationsabläufe neu gestalten, aber dennoch verbessern. "Never change a running system" heißt es häufig für Unternehmer. Doch dieses laufende System besticht in der Regel nicht durch ein Höchstmaß an Effizienz. Denn Veränderungen in der Kollaboration können wesentliche Verbesserungen mit sich bringen.

Klar ist aber auch, dass solch ein Wechsel nicht von heute auf morgen durchgeführt werden kann. Er erfordert durchaus seine Planung, zudem sollten auch die Mitarbeiter und Geschäftsführer darin geschult werden, ESNs zu nutzen – nicht nur, um den Umgang damit beizubringen, sondern auch, um zu zeigen, weshalb diese Software eingeführt wird und worin ihr Potential steckt. Eine solche Durchführung sollte dabei getreu dem Motto „ganz oder gar nicht“ vonstattengehen. Das bedeutet, dass ESNs konsequent durchgesetzt werden und es kein paralleles Kommunikationsprogramm geben sollte, das die selbe Wertigkeit besitzt. Heißt im Klartext: Es wird unternehmensintern nur noch über ESNs kommuniziert, nicht mehr über E-Mail, da die neue Software sonst nur schwer oder langsam fortschreitend akzeptiert wird und die Einführung somit noch länger dauern könnte.

Am Ende dieses Prozesses erwarten aber auch KMU ganz klare Vorteile. Zusammenfassend sind diese die Unternehmenskultur, die mit der verbesserten Kommunikation gefördert wird, und der bessere Überblick darüber, welcher Mitarbeiter was macht, beziehungsweise was er erledigen kann. Dazu kommt ein verbessertes Wissensmanagement, steigende Motivation der Angestellten, die dazu angeregt werden, Ideen zu sammeln und Beiträge zu liefern sowie das einfachere Interagieren mit Mitarbeitern. Über allem stehen aber daraus folgend die bereits angesprochenen Schlagworte Produktivität und Effizienz, die letztlich die wohl wichtigsten Indikatoren einer erfolgreichen Einführung der Software sind.

Am Ende ist es mit der Einführung von Enterprise Social Networks ähnlich wie mit Innovationen: Der Wille des Unternehmens, etwas zu ändern und einen Schritt nach vorne zu machen, muss da sein, um für eine erfolgreiche Integration dieser Software zu sorgen. Die Vorteile, die das aber mit sich bringen kann, sind enorm. Zudem ist ESN-Software angesichts der Digitalisierung die nächste logische und zeitgemäße Entwicklung, die Unternehmen erfahren und aus der sie schon heute ihren Nutzen ziehen können.

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