Use Case: eazyBI & Better Content Archiving for Confluence

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Ein Großteil der 19.000 Mitarbeiter der norwegische Arbeits- und Sozialverwaltung (kurz NAV) nutzt Confluence für ihre tägliche Arbeit. Laut Bian Wu, Entwickler und Atlassian-Consultant bei NAV, tracken sie für wertvolle Insights aber auch ihre Confluence-Nutzung und verwalten die Ressourcen dynamisch. Lesen Sie jetzt die deutsche Übersetzung des Use Cases von Levente Szabo, Customer Success and Digital Marketing Manager bei Midori).

Norwegen genießt den hervorragenden Ruf eines schönen Landes mit qualitativ hochwertiger Gesundheitsversorgung und Bildung. Das Wetter ist meistens nicht für die Schwachen, aber zumindest die schwer verdienten Steuergelder werden wieder in das investiert, was eine große Nation und ein Land lebenswert macht: in die Menschen und die Gemeinschaft.

Die norwegische Arbeits- und Sozialverwaltung (kurz NAV) ist eine staatliche Institution, die bei dieser Arbeit an vorderster Front steht. NAV verwaltet ein Drittel des landesweiten Etats und ist für die Verwaltung wichtiger Sozialprogramme wie Arbeitslosengeld, Renten, Kindergeld und mehr verantwortlich.

Ein Großteil der 19.000 Mitarbeiter nutzt Confluence für ihre tägliche Arbeit. Laut Bian Wu, Entwickler und Atlassian Consultant bei NAV, überwachen sie aber auch ihre Confluence-Nutzung und verwalten die Ressourcen dynamisch. Um das Nutzungsverhalten der Confluence-Inhalte zu analysieren, verwenden sie eine intelligente Kombination aus der Better Content Archiving für Confluence und eazyBI für Jira-Anwendungen.

Bestandteile der Confluence Analyselösungen

Die Content Lifecycle Management App für Confluence sichert eine verbesserte Archivierung von Inhalten. Zahlreiche Teams, die sich tagtäglich auf Confluence verlassen und darüber nachdenken, was mit all diesen Inhalten im Laufe der Zeit passiert, verwenden die Content Lifecycle Management App. Mit Better Content Archiving kann man maßgeschneiderte Regeln definieren, um Aufgaben zu automatisieren und jedem Inhalt während seines gesamten Lebenszyklus zu folgen. Die App benachrichtigt die Interessengruppen, wenn etwas veraltet ist, oder archiviert automatisch veraltete Confluence-Inhalte und hilft so dem Team, Confluence stets aktuell zu halten.

Der Bereich Datenanalyse dieses Systems ist eazyBI, ein einfach zu bedienendes Reporting-, Analyse- und Dashboard-Tool. Es ist flexibel genug, um auch Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu importieren und zu verarbeiten. Es ist als Jira-Applikation erhältlich, aber auch als eigenständige Desktop-Anwendung für Windows, Mac und Linux.
 

Qualität von Inhalten ändert sich im Laufe der Zeit

Seit über einem Jahr verwendet Bian's Team Better Content Archiving, um die Qualität der Inhalte zu überwachen und nicht benötigte Inhalte zu archivieren. Basierend auf voreingestellten Parametern berechnet die App die Qualitätskennzahlen für jeden Speicherplatz, z.B. die Anzahl der veralteten oder nicht besuchten Seiten. Es geschieht ohne Aufwand im Hintergrund und die Ergebnisse werden im Bereich Content Quality Statistics der App angezeigt.

 

Confluence Analyse


 

Diese Statistiktabelle wird alle 2 Stunden neu berechnet, was einen stets aktuellen Messwert für den Zustand des Confluence-Inhalts liefert. Die neuen Werte überschreiben immer die vorherigen in dieser Tabelle. Als Bian und sein Team anfingen, sich zu fragen, wie sich die Qualität der Inhalte im Laufe der Zeit ändert, wandten sie sich an den Midori-Support.

Basierend auf der Anleitung von Midori konnte Bian die aktuellen Daten zur Inhaltsqualität in der Confluence-Datenbank finden. Im nächsten Schritt erstellte Bian eine neue Datenbanktabelle und richtete einen einfachen, automatisierten Prozess ein, um die Daten der Inhaltsqualität regelmäßig in einzufügen und mit einem Zeitstempel zu versehen. Die Confluence Content Quality Metriken werden nun hier gesammelt und stehen zur Analyse bereit.

An dieser Stelle sind die Experten von eazyBI zur Unterstützung des Vorhabens eingestiegen. Bian konnte eazyBI einrichten, so dass die Daten importiert und die Confluence Content Quality Metriken direkt aus der Confluence Datenbank ausgelesen werden.

Nach dem Import der Daten konnte Bian die Vorteile von eazyBI nutzen, um die Änderungen der Confluence-Inhaltsqualität des Teams in Pivot-Tabellen und auf einer Zeitskala zu visualisieren. Bian nutzt eazyBI auch, um den Entscheidungsträgern und dem gesamten Unternehmen über die Ergebnisse in Kenntnis zu setzen.
 

Fazit: Bessere Statistiken zur Qualität 

Wenn Confluence in Ihrem Unternehmen ständig im Einsatz ist und die Teams dort auf Inhalte angewiesen sind, dann ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, was mit Ihren Inhalten im Laufe der Zeit passiert. Better Content Archiving hilft Ihnen, Statistiken zur Inhaltsqualität zu sammeln, so dass Sie hinter die Kulisse Ihrer Confluence-Instanz schauen und deren Status verstehen können.

Um noch weiter zu gehen, können Sie ein voll ausgestattetes Confluence-Analysesystem aufbauen, indem Sie diesen Datenstrom mit den Analyse- und Dashboarding-Funktionen von eazyBI kombinieren.

Autor des englischen Originaltextes: Levente Szabo, Customer Success and Digital Marketing Manager bei Midori

Quelle: 
https://www.midori-global.com

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