Effektive Meetings mit Confluence und Meetical

Confluence, Atlassian Marketplace, Projektmanagement

Lesen Sie jetzt den neuen Blogpost von unseren Gastautor Lukas Gotter. Er ist der Founder & CEO von Meetical.io und erläutert in dem Beitrag, wie die Planung und Organisation von Meetings mit der neuen App Meetical für Atlassian Confluence effektiver erfolgen kann. Sparen Sie Zeit und vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag. Mit Meetical lassen sich Meetings schneller & einfacher erstellen und leicht teilen. Sie verbessern Workflow und Meetingkultur deutlich.

 

Meetings als wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen

Meetings sind ein fundamentaler Bestandteil jeder modernen Organisation. Wenngleich häufig kontrovers diskutiert, führen gezielte und effektive Meetings zu einer besseren gemeinsamen Ausrichtung, fördern Teamgeist, Austausch und Innovation und sind letztlich Dreh- und Angelpunkt der Steuerung von Projekten und Initiativen. Laut einer Umfrage von Doodle im Jahr 2019 halten Angestellte in Deutschland und in der Schweiz ineffektive Meetings als einen der stärksten Kostentreiber für ihr Unternehmen. Es lohnt sich also, das Thema Meetings zu vertiefen und so gut wie möglich im eigenen Unternehmen umzusetzen.

Die Vorbereitung und Dokumentation von Meetings kann zu einer frustrierenden Pflichtaufgabe für viele Teams werden. Der Einsatz von Confluence hilft dabei, die unbeliebte und häufig ineffiziente Verteilung von Tagesordnungen, Vorbereitungsaufgaben, zusätzlichen Unterlagen und Meeting-Protokollen per Email durch einen modernen Kollaborations-Ansatz zu ersetzen. Dennoch gibt es hier noch großes Verbesserungspotential wie ich im weiteren Verlauf des Artikels aufzeigen möchte.

Zunächst einmal möchte ich das beschriebene Problem mit einem Erfahrungsbericht aus meiner langjährigen beruflichen Tätigkeit illustrieren. Dabei wird deutlich, was die Herausforderungen sind und warum der Meetical-Ansatz die Lösung sein kann.

 

Aus der Praxis… wie die Idee zu Meetical geboren wurde

In meiner Zeit als Projektmanager und IT Berater habe ich Atlassian Confluence vor allem im Team zu schätzen gelernt. Confluence ist ein großartiges Tool für die Kollaboration in Teams und bietet von Haus aus zahlreiche Funktionen und Templates, um Meetings vorzubereiten, durchzuführen und zu dokumentieren. Es ist schon ein großer Fortschritt, wenn nach den Meetings die Ergebnisprotokolle und Ergebnisse in Confluence hinterlegt werden. Diese Transparenz trägt auch dazu bei, Meetings nicht mit Zuschauern, sondern mit echten Teilnehmern zu füllen. Das Standard Template hilft bei der einheitlichen Benennung und Strukturierung, um Informationen letztlich auch schnell wiederzufinden. Bei Bedarf können in Confluence globale und bereichsspezifische Template definiert werden. Besprechungsnotizen können dann gemeinsam bearbeitet werden und werden automatisch versioniert. Um Welten besser, als Word-Dokumente im großen E-Mail Verteiler zu versenden. Zudem werden so Ergebnisse auch über den Teilnehmerkreis hinaus leicht zugänglich gemacht.

Im Rahmen meiner Projekt- und Produktentwicklungen wurden Resultate von Meetings immer in Confluence abgelegt - zumindest sofern möglich. Wichtige Entscheidungen und Aktionen wurden so festgehalten und konnten leicht nachverfolgt werden. Unter anderem zentral war dies für strategische Meetings und unsere regelmäßigen Refinements und Reviews (für alle, die SCRUM nicht kennen: das sind vereinfacht ausgedrückt die gemeinsamen Anforderungsanalysen und Präsentationen der Arbeitsergebnisse mit Kunde, weiteren Stakeholdern und dem eigenen Team).

 

Meetings mit Confluence und Meetical

Best Practice für Besprechungsnotizen    

Für das Meeting-Management hatte sich bei uns eine Best Practice entwickelt. Nach diesem Beispiel wurden die Besprechungsnotizen in Confluence organisiert und verteilt:    

  • Der Termin wird im Kalender erstellt und Einladungen werden versendet.
  • Eine Confluence Seite wird manuell dazu angelegt.
  • Der Link zu der Confluence Seite wird in den Termin kopiert, so dass alle direkten Zugriff erhalten.
  • Jeder kann auf der Seite Themen und Fragen für das Meeting festhalten und Inhalte vorbereiten.  
  • Während des Meetings wird für jeden Agendapunkt nicht das Gesagte festgehalten, sondern die Ergebnisse.  
  • Bei Meeting-Serien wurden immer kurz die Besprechungsnotizen vom letzten Termin betrachtet und noch offene Punkte und Action Items wurden in die neue Seite übernommen. (Ein Tipp am Rande: Wenn Sie Besprechungsnotizen einer Serie unter einer gemeinsamen Hauptseite anlegen, können sie mit einem Makro einfach einen Bericht generieren, welcher alle noch offenen Aufgaben bzw. Action Items zeigt.)    

Problem: Manueller und zeitaufwändiger Prozess

Das genannte Vorgehensmodell hat sich definitiv bewährt, aber dennoch war der Prozess oft nicht ideal. Zum einen war er weitgehend manuell. Solch repetitive Aufgaben können für Mitarbeiter schnell frustrierend werden. Und sobald die Timeline enger wurde, waren die Protokolle oft spärlich, abgesagte oder verschobene Termine wurden oft nicht in Confluence entsprechend aktualisiert. Auch wurden oft die anwesenden Teilnehmer nicht mehr dokumentiert. Ad-Hoc Meetings hatten - wenn überhaupt - nur ein unvollständiges und schwer wieder auffindbares Ergebnisprotokoll. Die fünf Minuten eine Seite sauber anzulegen und zu verlinken hat man einfach oft nicht mehr. Verständlich, dass es mal zeitlich eng wird - aber dadurch litt letztlich die Datenqualität erheblich. Im schlimmsten Fall verliert so das Team mehr und mehr das Vertrauen in die Informationen und letztlich auch in das Tool selbst.

 

Ziel: Zeit sparen und den Arbeitsalltag vereinfachen

Der weitgehend manuelle Prozess und dessen Schwachstellen waren dann die Ausgangslage für die folgende Überlegung: Wäre es nicht deutlich besser, den Kalender als Basis und als führendes System zu nutzen, die Meeting Pages auf dessen Basis automatisch zu befüllen, zu aktualisieren und auch gleich die Seite in der Beschreibung des Termins verlinken? Absolut! Die Grundidee für die neue App Meetical for Confluence war entstanden. Mit dem Ziel, diesen Prozess zu automatisieren und zu verbessern startete Meetical vor exakt einem Jahr die Konzeption und Entwicklung eines Prototypen. Seit September 2019 ist die App nach ein paar Iterationen mit initialen Testkunden auf dem Atlassian Marketplace verfügbar.

 

 

Meeting Pages mit Meetical direkt im Kalender erstellen

Ein wichtiges Ziel von Meetical ist es, dass man für die initiale Vorbereitung eines Meetings gar nicht mehr nach Confluence abspringen muss, um eine entsprechende Seite manuell anzulegen und im Termin zu verlinken. Der Nutzer bleibt in seinem vertrauten Kalender-Tool und erstellt dort den entsprechenden Termin samt Meeting Page.

 

Meeting Pages mit Meetical direkt im Kalender erstellen

Dasselbe Konzept kennt man auch von Konferenzsoftware wie Zoom, Skype oder Google Hangouts. Auch hier kann auf Knopfdruck ein entsprechender Link zur Online-Konferenz hinzugefügt werden. Meetical ermöglicht genau das: Auf Knopfdruck, direkt aus dem Kalender eine Meeting-Seite in Confluence erstellen und im Termin automatisch verlinken. Technisch realisiert wurde das mit Hilfe einer Chrome Browser Extension für Google Calendar, und für Microsoft Outlook Kalender kommt bald ein entsprechendes Outlook Add-In. Alternativ kann für die Seitenerstellung aber auch eine in Confluence integrierte Kalenderansicht verwendet werden. Zu dieser Option jedoch gleich mehr.

 

Meetical hilft bei Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings

Für die Vorbereitung des Meetings sollen zwei Wege offen bleiben: Entweder der Nutzer schreibt selbst eine Agenda/Tagesordnung direkt in die Beschreibung des Termins oder aber er erstellt diese direkt in Confluence. Meetical synchronisiert neben Datum, Titel und Teilnehmern auch die Beschreibung nach Confluence. Das ist vor allem daher praktisch, da man beim Start des Meeting nicht mehr zwischen Kalender und Confluence hin- und herwechseln muss. Die Terminbeschreibung ist bereits auf der Seite und man kann diese ggf. direkt als Basis für das Ergebnisprotokoll verwenden.

Bei der Durchführung des Meetings soll man direkt in Confluence starten können, ohne den Kalender öffnen zu müssen. Wieder, um einen Kontextwechsel zu vermeiden und Zeit zu sparen. Zum einen ist die Meeting Seite einfach über den Link im Termin erreichbar. Darüber hinaus bietet Meetical aber auch eine in Confluence integrierte Kalenderansicht mit Fokus auf der aktuellen Woche. Besprechungen lassen sich so schnell finden, und es ist auch möglich für Meetings per Knopfdruck eine neue Seite zu erzeugen, die allen Standards folgt bei Seitentitel, Datum, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer etc.

Wiederkehrende Meetings bzw. Meeting-Serien werden von Meetical automatisch unter einer gemeinsamen Hauptseite angelegt. Die Hauptseite beinhaltet ein vordefiniertes Template mit einer Übersicht der Serie und ist voll individualisierbar; So kann z.B. der bereits erwähnte Task Report hinzugefügt werden, um eine Übersicht aller offener Aufgaben der Serie auf derselben Hauptseite anzuzeigen.

Meetical synchronisiert die Meeting-Infos damit Informationen aktuell bleiben

Alle Änderungen, z.B. von Datum, Ort, Agenda und Zeit werden automatisch vom Kalender nach Confluence synchronisiert, Seitentitel bleiben konsistent und die Wiederauffindbarkeit der Besprechungsnotizen wird erleichtert. Darüber hinaus werden auch die Teilnehmer und deren Teilnahmestatus automatisch protokolliert. Das Meeting beginnt und man kann direkt fokussiert zur Agenda übergehen anstatt vielleicht noch nebenbei eine Seite anzulegen, Informationen aus der Kalendereinladung zu kopieren oder die Teilnehmer zu dokumentieren etc.

Supported: Google Kalender und Microsoft Outlook

Meetical bietet also eine direkte Integration von Kalender zu Confluence. Realisiert wird das über entsprechende Schnittstellen, die über das moderne und sichere OAuth freigegeben werden. Zugriffsrechte können von jedem Benutzer einzeln oder zentral von einem Administrator vergeben werden. Hierbei werden Google Kalender und Microsoft Outlook werden unterstützt (Office 365 und mit Graph API kompatible on-premise/hybrid Installationen).

Zusammenfassung

In diesem Artikel wurde im Detail aufgezeigt, warum das Thema Meetings wichtig ist und wie ein effektiver Meeting-Prozess mit Confluence aussehen kann. Wir haben gesehen wie die Meetical App zur Automatisierung und Vereinfachung vom Meeting Management beitragen kann. Meetical spart wertvolle Zeit spart, vereinfacht Abläufe und kann Mitarbeiter entlasten.

 

Neugierig geworden?

Probieren Sie es doch einfach selber aus? Meetical ist derzeit in public beta und kann derzeit kostenfrei verwendet werden. Bald aber wird ein Bezahlmodell folgen. Pilotkunden erhalten die Möglichkeit mehr Einfluss auf die Entwicklung von neuen Features ausüben zu können und können als Erste diese innovative App in der Praxis erproben. Vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle!

Fragen und Anregungen sind erwünscht - kontaktieren Sie mich gerne lukas.gotter [at] meetical.io (persönlich) oder stellen ihre Fragen an support [at] meetical.io. Gerne stehe wir Ihnen auch für eine Demo zur Verfügung

Auf erfolgreiche und effektive Meetings!
Lukas Gotter

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