Automatisieren Sie Approval-Workflows in Jira mit Insight

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Ohne passende Automatisierungen können Jira-Workflows mit Genehmigungsschritten (Approvals) störend sein. Aufgaben bleiben liegen oder sind nicht der richtigen Person zugewiesen. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie mit Jira abgebildete Prozess wie etwa wie Bestellungen, Urlaubsanträge, Change Requests und Genehmigungen für Bestellungen mit der App Insight - Asset Management vom Atlassian Marketplace Top Vendor mindville optimieren können. 

Jira kann für viele verschiedene Zwecke eingesetzt werden, je nach den Anforderungen an ITSM, Asset Management oder Datenmanagement eines Unternehmens. Verschiedene Prozesse wie Bestellungen, Urlaubsanträge, Änderungswünsche, Spesengenehmigungen können alle in einer Atlassian-Umgebung umgesetzt und sogar über die Zeit skaliert werden.

Was haben all diese Prozesse gemeinsam? - Genehmigungen!

In einem System, das auf der manuellen Aktualisierung und Zuweisung einer jeder Anfrage mit Approval-Notwendigkeit basiert, kann eine fehlende Automatisierung leicht störend wirken, .

Glücklicherweise ist die Jira Workflow-Engine überaus flexibel und bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe zu automatisieren. Wenn Sie die App Insight zum Abbilden der Unternehmensstruktur und der verschiedenen Rollen verwenden, können Sie die Prozess und die Zuweisungen von Aufgaben (auch: Issues/Tasks) entsprechend der Reporter und Vorgesetzten (oder anderen für ein Approval vorgesehene Personen) automatisieren - basierend auf einzelne Kriterien in den einzelnen Issues. 

 

Was bedeutet das im Detail?

Lassen Sie uns am Beispiel von Urlaubsanträgen einen genaueren Blick auf einen grundlegenden Prozess werfen: Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Unternehmen mit Mitarbeitern, die in 5 separate Teams unterschiedlicher Größe unterteilt sind. Jedes Team hat einen Manager und es ist die Aufgabe des Managers, Urlaubsanträge seiner Teammitglieder zu genehmigen oder abzulehnen. In diesem Fall soll der Genehmigende für die Urlaubsanträge automatisch als Manager des Reporters (Antragstellers) ausgewählt werden.

 

Wie erreichen Sie das mit Insight?

Schritt 1 - Erstellen eines Objektschemas

Der erste Schritt besteht darin, ein Objektschema für Ihre Unternehmensstruktur anzulegen. Dies kann manuell oder durch den Import von Daten aus Ihrem LDAP oder anderen Quellen geschehen.

Die Organisationsstruktur wird wahrscheinlich ähnlich aussehen wie weiter unten abgebildet. In diesem Beispiel werden der Objekttyp Mitarbeiter sowie die Attribute Jira Benutzer und Manager verwendet. Beachten Sie, dass die Attribute Jira User und Manager vom Typ User sein müssen.

 

Schritt 2 - Erstellen Sie das erforderliche Insight-Benutzerfeld

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um dies zu erreichen. Für dieses Beispiel wird eine Methode, die kein Scripting erfordert, verwendet. Dazu müssen Sie ein benutzerdefiniertes Insight-Feld erstellen, um den Namen des Reporters festzulegen (verstecktes Feld). Dieses wird in einer Insight-Postfunktion im Workflow verwendet.

In der folgenden Abbildung wird das benutzerdefinierte Feld "Automatic approval workflow field" benannt und konfiguriert.

 

Schritt 3 - Konfigurieren Sie den Workflow, um den Genehmigenden automatisch zuzuweisen.

Beim "Create"-Durchgang des Workflows müssen Sie zwei Insight-Postfunktionen hinzufügen und diese entsprechend in der gewünschten Reihenfolge in den Ereignissen anordnen, die bei der Erstellung des Issue ausgelöst werden.

 

Die erste Insight-Postfunktion

Was in dieser Postfunktion passiert, ist, dass alle Mitarbeiter gesucht werden, bei denen der Reporter mit dem Attribut Jira User in Employees übereinstimmt.

Der Benutzer, der den Wert im benutzerdefinierten Insight-Feld "Automatic approval workflow field" festlegt hat, wird auch hier angezeigt.

 

Die zweite Insight-Postfunktion

In der nächsten Postfunktion wird der Wert aus dem benutzerdefinierten Insight-Feld, der in der ersten Insight-Postfunktion aktualisiert wurde, verwendet.

Dieser Wert wird benutzt, um den Abteilungsleiter für Mitarbeiter zu ermitteln und die Daten zu aktualisieren. Das Feld "Approvers" ist mit dem Jira-Benutzerkonto des jeweiligen Vorgesetzten verbunden.

 

Zusammenfassung

Wenn Sie Insight zur Verwaltung Ihrer Unternehmensstruktur verwenden, manuell oder durch den Import aus Ihrem LDAP oder anderen Quellen, können Sie den Genehmigenden automatisch auf der Grundlage des Reporters eines bestimmten Jira-Issues festlegen.

Die Automatisierung eines Workflows für Genehmigungen hat viele Vorteile und kann auch auf andere Szenarien angewendet werden.

Hier nur einige der Vorteile kurz zusammengefasst:

  1. Sie sparen Zeit, da Sie beim Anlegen des Issue nicht den Genehmigenden auswählen müssen (dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Issue im Auftrag einer anderen Person anlegen);
     
  2. Durch die automatische Einstellung des Vorgesetzten (Approver) wird ein Issue/eine Aufgabe sofort an die zuständige Person weitergeleitet; und
     
  3. Diese Workflow-Einrichtung verhindert automatisch, dass der Reporter die falsche Person für den Approval-Prozess auswählt.

Die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows in Jira ist nur eine der vielen Insight-Funktionen, die das Unternehmenswachstum und die betriebliche Effizienz steigern. Die Jira-App Insight kann für das Hinzufügen von Kontexten über die Reduzierung der Lösungszeiten bis hin zum Aufbau einer leistungsstarken Informationszentrale mit kostenlosen Drittanbieter-Integrationen verwendet werden.

Autorin des englischsprachigen Originaltextes: Sandra Axelsdottir, mindville

 

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