Agile Gantt – Planning at Scale

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4 Minuten Lesezeit.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Structure.Gantt - Planning at Scale vom Atlassian Marketplace Top Vendor ALM Works vor. Zugleich erfahren Sie viel Wissenswertes über Agile Gantt. Die App Structure.Gantt hilft bei der Visualisierung von Abhängigkeiten und Zeitplänen in großen Projekten - mit einer anpassungsfähigen, leicht zu bedienenden Gantt-Diagramm-Lösung. Gantt-Diagramme und die Agilität in der Sprint-Planung werden zusammen gebracht.

 

Über Structure.Gantt

Structure.Gantt ist die beliebteste Erweiterung für Structure for Jira (Structure - Project Management at Scale), die von mehr als 4.000 Atlassian-Kunden zur Visualisierung, Verfolgung und Verwaltung von Fortschritten bei Jira-Projekten und -Teams verwendet wird.

Structure.Gantt verwendet die Daten in Jira und Structure zur Erstellung von agilen Gantt-Diagrammen, so dass sich Projektzeitpläne, Abhängigkeiten und Ressourcen einfach visualisieren und verwalten lassen. Structure.Gantt verbindet somit die Visualisierungsleistung von Gantt-Diagrammen mit der Agilität von Jira.

HINWEIS

Structure.Gantt erfordert Structure for Jira, das separat erhältlich ist.
Demo: Structure.Gantt in Aktion - keine Installation erforderlich! 

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Die demicon GmbH ist als Atlassian Platinum Solution Partner zusätzlich auch Partner von ALM Works, dem Hersteller der Structure-Apps. Für den Kauf der Software-Lizenzen sowie für Training und Implementierung können Sie uns direkt ansprechen. Via Mail unter atlassian [at] demicon.de (atlassian@demicon).de oder telefonisch unter 0800 1 230 230

 

Ursprung des Gantt-Diagramms

Als Henry Gantt seine Balkendiagramme Anfang 1900 zum ersten Mal veröffentlichte, galten sie als State-of-the-Art. Durch die Auflistung von Aufgaben auf einer vertikalen Achse und die anschließende Darstellung des Zeitplans für die Erledigung dieser Aufgaben auf einer horizontalen Achse konnten Projektmanager ihren Teams helfen, das Gesamtprojekt auf einen Blick zu visualisieren. Das Gantt-Diagramm wurde insbesondere für Großprojekte aus der Industrie zu einem beliebten Werkzeug, um den pünktlichen und budgetgerechten Abschluss zu sichern.

Projekt-, Programm- und Portfoliomanager (zusammen Projektmanager genannt) haben die Entwicklung des Gantt-Diagramms in den letzten 100 Jahren vorangetrieben. Von der mühsamen Neuzeichnung des Diagramms bei jeder Änderung des Zeitplans bis hin zu den ersten Softwareversionen, die es Projektmanagern ermöglichten, zusätzliche verwandte Informationen wie Prozentsätze für die Projektabwicklung, Aufgabenzuweisungen und die Beziehung zwischen den Aufgaben leichter hinzuzufügen.

Gantt-Diagramme wurden auch zu einem gängigen Werkzeug, um Projektmanagern zu helfen, den Status wichtiger Projekte während der Vorstandssitzungen leichter zu erklären. Das Management wurde ausgebildet, Gantt-Diagramme zu lesen und "tent-pole"-Aufgaben zu erkennen, die die Projektfristen verlängerten und lästige "pre-reqs", die zu Verzögerungen führten. Leider bilden Gantt-Diagramme manchmal nur einen Teil der Dokumentation ab und die Projektleiter mussten versuchen wichtige Details zu erklären, ohne über die notwendigen Daten zu verfügen.

 

Das Agile Manifest 

Im Jahr 2001 kamen im US-Bundestaat Utah eine Reihe von Softwareentwickler zusammen. Sie verband unter anderem eine tiefsitzende Frustration über die Art und Weise, wie in den 90er Jahren Software entwickelt wurde. Nach dem Wasererfall-Prinzip erfolgte in der Regel eine sehr detailierte Vorabplanung - was zu einer unflexiblen Umsetzung und oftmals zum Scheitern verdammter Projekte führte. Die Softwareentwickler einte der Wunsch, den etablierten und aus ihrer Sicht bei zunehmender Komplexität unzulänglichen Entwicklungsmethoden einen anderen Ansatz entgegenzustellen. Wie einst Martin Luther formulierten sie vier Werte und zwölf Prinzipien - das Manifest für agile Softwareentwicklung (agilemanifesto.org). Durch das Agile Manifest wurde das Konzept einer iterativen, agilen Softwareentwicklung bekannt.

 

Das Agile Manifest basiert auf vier Werten:

  • Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
     
  • Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
     
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
     
  • Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans
     

Wir empfehlen an dieser Stelle aber einen genaueren Blick darauf, was mit den einzelnen Werten genau gemeint ist. Hier gab es über Jahre hinweg - bis in die Jetztzeit - zahlreiche Missverständnisse. Beispielsweise negiert der agile Ansatz keinesfalls die Bedeutung von guten Dokumentationen - es wird nur in den richtigen Kontext gesetzt und der Fokus ist zielorientierter gesetzt. Fachliteratur zum Thema ist massenhaft verfügbar - wir möchten an dieser Stelle auf einen expliziten Lektüretipp verzichten.

Kein Prozess, kein Plan, keine Dokumentation (?)

Die einzige Meldung, auf die viele Projektmanager bis dahin achteten, war, "kein Prozess, kein Plan, keine Dokumentation". Und der Gedanke, diese drei Eckpfeiler nicht unter Kontrolle zu bekommen, bereitete ihnen große Sorgen. Die Existenzgrundlage eines jeden Projektmanagers war das Controlling von Projekten. Auch das Project Management Institute (PMI) betonte "Kontrolle" als eine der fünf Phasen des professionellen Projektmanagements. Ungeachtet des frühen Widerstandes von Projektmanagern setzten sich Agile Methoden immer mehr durch. 

Agile Adoption

Nach einigen Jahren begannen Projektmanager, agile Elemente in ihre Projektmanagement-Software einzubinden. Der Großteil der Projektmanager konnte jedoch keinen effektiven Weg finden, um agile Methoden in ihren fünfstufigen Waterfall-Ansatz zur Projektverwaltung zu integrieren. Eine nicht selten unbeantwortete Frage: Wie kann sich der Umfang ändern, wenn der CIO das Anforderungsdokument bereits unterzeichnet bzw. so abgesegnet hat?

Projektmanager entwickelten in der Folge weiterhin Pläne, Zeitpläne und Berichte auf der Grundlage eines Wasserfall-Ansatzes und Software-Entwicklungsteams hielten ihre eigenen Scrum-Meetings ab, erstellten Kanban-Boards, widersetzten sich Dokumentationsanforderungen und empfahlen Scopeänderungen während der Entwicklungs- und Testphase. Ihr Erfolg adelte ihr Vorgehen, so dass sich das agile Vorgehen nach und nach verbreitete. 

Softwareentwickler wie Atlassian setzen im richtigen Moment auf diesen Trend - Tools wie etwa Jira boten den Entwicklern nun bessere Möglichkeiten, Daten auf hybride (Waterfall/Agile) Weise darzustellen, so dass sich Projektmanager allmählich damit anfreunden konnten. So verstanden die Projektleiter nach und nach, dass sie immer noch Aufgaben erstellen sowie zuweisen können, über einen Zeitplan auf hoher Flughöhe verfügen und dem allgemeinen Software-Entwicklungszyklus (SDLC) folgen konnten.

Darüber hinaus begannen sie zu erkennen, welche Vorteile sie durch einen agilen Ansatz erreichen konnten. Zu diesem Zeitpunkt begannen sich die Best Practices sehr schnell zu entwickeln, und die Projektmanager forderten von ihren Tools noch mehr Integration. Aber immer noch erwies sich es sich in vielen Fällen als schwierig, die richtige Mischung aus Gantt-ähnlicher Visualisierung, der Darstellung von Abhängigkeiten und Controlling-Werten und agiler Flexibilität zu finden.

 

 

Agile Gantt: die nächste Entwicklungsphase

Als Agile Nutzer-Stories, Sprints, Scrum Meetings und Kanban Boards immer beliebter wurden, verlor das einst so beliebte Gantt-Diagramm immer mehr an Bedeutung, da es nur begrenzt kontextuelle Daten darstellen konnte. Der Bedarf an dieser speziellen Flughöhe war aber nach wie vor gegeben. Um diesem Bedürfnis Rechnung zu tragen, entwickelten ALM Works und andere anderer Anbieter die nächste Evolutionsstufe des Gantt-Ansatzes: Gantt-Apps für Jira. Die App Structure.Gantt - Planning at Scale basiert auf Structure for Jira, einer der führenden Jira-Apps auf dem Atlassian Marketplace. Die App bietet den Nutzern eine Projekt-Timeline im Gantt-Stil mit, speziell für Jira entwickelten, Hervorhebungen von Abhängigkeiten und Ressourcenzuweisungen.


Wendepunkt für die Branche

Wendepunkte, die ganze Branchen betreffen, sind selten. Es steht jedoch außer Frage, dass Agile Gantt ein echter Wendepunkt im Bereich des professionellen Projektmanagements darstellt. Gantt-Diagramme waren schon immer eine hervorragende Möglichkeit, ganze Projekte zu visualisieren. Vom Projektstrukturplan (PSP) über Zuordnungen zu geplanten Abschlussterminen ist die Gantt-Ansicht führend. Structure.Gantt hat die grundlegenden Vorteile eines Gantt-Diagramms genutzt und die Art und Weise revolutioniert, wie agile Teams ihre Projektpläne anzeigen, verwalten, interagieren und überarbeiten. Kurz: Es ist ein einfacher Weg, Softwareentwicklungsprojekte mit einer agilen Methodik zu verwalten - durchdacht, integriert und flexibel.

 

Structure.Gantt bietet evolutionäre Funktionalität

Structure.Gantt verbessert das Projektmanagement. Eine der interessantesten neuen Funktionalitäten verbindet das Gantt-Diagramm eng mit der Sprint-Planung. In einer agilen Umgebung werden Aufgaben oft einem bestimmten Sprint anstatt einem bestimmten Datum zugewiesen. In Structure.Gantt können Projektmanager nun Sprintdaten für die manuelle Planung von Aufgaben verwenden - so können Aufgaben so geplant werden, dass sie passend zu Sprintdaten beginnen und enden. Da das Tool auf Structure aufsetzt, profitieren Projektmanager von allen Vorteilen einer eleganten Gantt-Darstellung - einschließlich Projektstrukturplan, Schätzungen, Zeitleisten, Fortschrittsbalken, Abhängigkeiten und mehr.

 

Da den Teams oft mehrere Aufgaben zugewiesen werden, die alle während eines Sprints, aber in keiner klar vorbestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, ist die Verwaltung der Arbeitsbelastung für diese Teams für traditionelle Gantt-Diagramme längst nicht mehr möglich. Structure.Gantt löst auch dieses Problem mit einer neuen Funktion zur Verwaltung von Aufgaben mit fester Laufzeit. Bei der Aufgabenzuweisung wird der Arbeitsaufwand für jede Aufgabe gleichmäßig über ihre Dauer verteilt, so dass Projektmanager Überlastungen oder freie Slots innerhalb jedes Sprints schnell identifizieren und auffüllen können. Die Anpassung der Daten für eine Aufgabe mit fester Laufzeit (oder den Sprint, dem sie zugewiesen ist) hat keinen Einfluss auf die Arbeit (die separat im Bereich Task-Details oder in Jira selbst angepasst werden kann).

 

 

Template Tool Agile Gantt Chart

Natürlich könnte keine Gantt-Lösung wirklich als agil bezeichnet werden, wenn die Erstellung nützlicher Diagramme enormen Arbeitsaufwand bedeutete. Mit dem neuen Template Tool Agile Gantt Chart können Projektmanager jedoch in wenigen Sekunden Diagramme erstellen, bei denen Agile Planning aktiviert ist.

Diese Diagramme können angepasst werden, um die Hierarchie anzuzeigen, die am besten zu ihren Geschäftsanforderungen passt. Etwa:

  • Nur Stories
  • Stories unter Epics
  • Portfolio (erfordert die Installation von Atlassian Portfolio) - mit Initiativen über Epics

 

Für viele Anwendungsfälle kann Structure.Gantt die optimale Lösung sein. Insbesondere Projektmanager profitieren dadurch, dass sie über ein Werkzeug verfügen, um die passenden Erkenntnisse (und vor allem notwendige) zu erhalten. Durch die vollständige Integration mit den agilen Funktionen von Jira bietet Structure.Gantt die Vorteile aus beiden Welten - die Verwendung bewehrter Werkzeuge (Gantt-Diagramme) und der unverzichtbare agile Ansatzes, der mittlerweile längst auch die reinen Software-Bereich verlassen hat und in R&D, Produktion, Business Developement usw. Einzug gehalten hat. Während die dicken Bretter im Bereich der Software-Enticklung sicher schon längst gebohrt sind, geht es in vielen anderen Gebieten noch um Überzeugungsarbeit. Hier ist es extrem hilfreich, ein Tool einzusetzen, welches auf bereits verstandenen Prinzipien basiert. 

Structure.Gantt bietet Projektmanagern die Möglichkeit, die Planungswirklichkeiten, die ihren Projekten durch geschäftsbedingte Termine, Marktwettbewerb und Budgetrestriktionen auferlegt werden, weiterhin zu berücksichtigen. Gleichzeitig bietet es den Nutzern die notwendigen Werkzeuge, um das Beste aus einer agilen Methodik herauszuholen. Tatsächlich wird die Art und Weise, wie Structure.Gantt Daten aus Standard Jira-Datenquellen integriert, zur neuen Normalität. Projektmanager verlieren weniger Zeit, können ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die allgemeine Produktqualität verbessern. 

Autor des englischsprachigen Originaltextes: Jaramy Conners, ALM Works

In der deutschen Fassung haben wir eine Reihe von redaktionellen Änderungen vorgenommen.

 

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Die demicon GmbH ist einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner. Unsere erfahrenen Atlassian-Consultants beraten Sie gerne über die großartigen Möglichkeiten für Ihr Projektmanagement in Jira. Wir haben zahlreichen Kunden dabei geholfen, eine optimal an ihre Bedürfnisse ausgerichtete Atlassian-Toolchain zu implementieren. Ob SAFe, Multiproject-Management oder Portfoliomanagement - wir sind zudem Partner der wichtigsten App-Hersteller wie z.B. ALM Works, eazyBI oder Tempo.

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